COVID-19 wywołuje w skali globalnej ogromne konsekwencje finansowe dla organizacji i naraża je na wiele zagrożeń powiązanych wirtualnymi z operacjami, cyberbezpieczeństwem i zmianami w relacjach z klientami i dostawcami.
W odpowiedzi na obecny kryzys organizacje musiały szybko zmienić praktyki pracy, aby umożliwić pracę zdalną, która jednakże podnosi ryzyko oszustwa, ponieważ często umożliwia ominięcie kontroli wewnętrznych. W ekstremalnych czasach osoby znajdujące się pod presją związaną z pracą lub życiem osobistym, mogą przejawiać nietypowe zachowania, takie jak podejmowanie większego ryzyka lub nieetycznych decyzji, które nie miałyby miejsca w innych warunkach.
Trzy czynniki nadużyć i korupcji
Czołowy amerykański kryminolog Donald Cressey (1919-1987), stworzył teorię „trójkąta dla oszustw” i wskazał na trzy czynniki przyczyniające się do popełniania oszustw, korupcji i nadużyć, którymi są:
- presja (motywacja),
- racjonalizacja (usprawiedliwienie) i
- okazja (szansa).
Kiedy presja, racjonalizacja i okazja pojawiają się jednocześnie i mają duże natężenie, zagrożenie oszustwem i korupcją jest bardzo wysokie.
Czym jest presja? Jest to wyzwalacz w cyklu popełniania oszustw i może obejmować takie czynniki jak: trudności finansowe spowodowane utratą dochodów, obranie szlachetnego celu: np. podjęcie działań bez których, zdaniem oszusta, firma nie przetrwa, osobiste problemy (np. uzależnienia, debet na karcie kredytowej, choroba).
Czym jest racjonalizacja? Oszust w przeciwieństwie do innych przestępców, poszukuje usprawiedliwienia swoich nieetycznych zachowań, np. może uznać, że dał firmie tak wiele, iż w trudnych czasach potrzebuje czegoś w zamian, może też założyć, że jest biedny w porównaniu z szefem lub że firmę można okraść, bo nie krzywdzi się wtedy drugiego człowieka. Racjonalizacja jest konieczna, gdyż często oszustwo popełniają osoby uczciwe, które wcześniej nie miały kartoteki wykroczeń i chcą nadal uchodzić za takie.
Czym jest okazja? Trzeci element trójkąta przedstawia „okazję” jako katalizator, który umożliwia zaistnienie oszustwa, jeśli wcześniej wystąpiły zarówno presja jak i racjonalizacja. Jest to obszar, w którym organizacje wykazują się często beztroską, choć mogą dużo zrobić. Okazja może obejmować nieefektywną politykę kontroli nadużyć lub jej brak, słaby nadzór, niski poziom ograniczania ryzyka, nieskuteczne mechanizmy kontroli oprogramowania, brak podziału obowiązków oraz ogólnie słabe zarządzanie. W trójkącie oszustw szansa jest elementem zewnętrznym (niezależnym od oszusta), który organizacje mogą kontrolować, by ograniczać ryzyko oszustwa.
Wydaje się, że praca zdalna pośpiesznie uruchamiana stwarza duże wyzwanie dla środowiska kontroli i zwiększa możliwości oszustw i korupcji. Kontrole są mniej skuteczne w związku z tym, że nie były projektowane dla warunków pracy zdalnej (np. przegląd uzupełniającej dokumentacji dotyczącej płatności).
Nacisk na kontrole
Utrzymanie skutecznego środowiska kontroli ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania i wykrywania oszustw. Zmiany dotychczasowych praktyk pracy i praca zdalna mogą wpłynąć na kontrole wewnętrzne, które są podstawą rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej oraz wiarygodności ujawnień.
Zarządy firm i kierownictwo muszą oceniać i monitorować zmienione środowisko kontroli, w tym kluczowe kontrole, takie jak dotyczące podziału obowiązków lub dostępu do systemów, które mogły ulec osłabieniu w wirtualnym środowisku pracy np. z powodu przemieszczania się pracowników i chaotycznych procesów.
Następujące obszary kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową, mogą wymagać postawienia następujących pytań:
- Czy wnioski dotyczące zakresu i oceny ryzyka są nadal odpowiednie w związku ze zmianami, które zaszły w organizacji od wybuchu COVID-19?
- Czy projekty systemów kontroli wymagają skorygowania?
- Czy ocena efektywności kontroli uwzględnienia potrzebę większej ilości modułów kontroli zdalnych?
- Czy zmiany pracowników i praca zdalna w biznesie w wyniku COVID-19 zwiększyły niedociągnięcia w kontroli?
- Czy można poprawić sposoby komunikacji członków kierownictwem wyższego szczebla, aby mogli otrzymywać terminowo wszystkie niezbędne informacje?
Oszustwa w sprawozdawczości finansowej
Organizacje powinny być świadome zagrożeń związanych z oszustwami w sprawozdaniach finansowych, takich jak zawyżanie przychodów, zaniżanie wartości zaliczek i rezerw, manipulowanie przy marżach, wycenach, utracie wartości i kapitalizowaniu nakładów.
Można rozważyć przykładowo następujące kwestie:
- Charakter korekt, w tym ustalenie, dlaczego korekty mogą być postrzegane jako nieistotne.
- Nieskorygowane zniekształcenia, tj. powody odstąpienia od korekt księgowych.
- Zasady, praktyki i szacunki księgowe - czy można je uzasadnić? Czy coś się zmieniło w świetle kryzysu, a jeśli tak, to dlaczego i czy zmiany są uzasadnione?
- Stosowanie alternatywnych wskaźników (niezgodnych z MSSF lub GAAP), takich jak EBITDA i czy mogą one wprowadzać w błąd?
- Czy priorytety audytu wewnętrznego zostały lub powinny zostać zmienione w odpowiedzi na potencjalne oszustwa oraz ryzyko raportowania w związku z COVID (badanie Instytutu Audytorów Wewnętrznych na temat wpływu pandemii na audyt wewnętrzny wykazało, że trzy czwarte jednostek zaktualizowało swoje plany audytu, a ponad połowa zaktualizowała ocenę ryzyka).
- Jak zapewnić skuteczność systemu informowania o oszustwach (w tym wzmocnić funkcję tzw. informatorów w organizacji), który może mieć wyjątkowo duże znaczenie w obecnych czasach.
- Inne kluczowe obszary ryzyka oszustwa, np. związane z przelewami bankowymi.
Organizacje muszą się szybko zmobilizować, aby określić, które środki kontroli oszustw i nadużyć nie są skuteczne oraz jakie nowe zagrożenia z tym związane już się zmaterializowały. Obecny czas nie pozwala na trwanie w samozadowoleniu.
Źródła:
Stathias Gould, Laura Leka - https://www.ifac.org/knowledge-gateway/contributing-global-economy/discussion/reporting-and-fraud-risk-arising-covid-19-pose-significant-challenges-professional-accountants
https://link.springer.com/referenceworkentry/10.1007%2F978-3-319-23514-1_216-1