Historia automatyzacji w rachunkowości pokazuje złożone zależności. W tym artykule przyjrzymy się, jak dzisiejsi księgowi działają w cyfrowym świecie i czy narzędzia, z których korzystają, zapoczątkują nową erę wydajności.
Automatyzacja w takiej czy innej formie jest modnym hasłem wśród księgowych, gdyż oferuje im kuszącą perspektywę większej efektywności, wyżej wycenianej pracy a co za tym idzie większych marż zysków.
Tak długo jak istnieje perspektywa automatyzacji w księgowości, istnieje również obawa, że nowe technologie pozbawią księgowych pracy, ponieważ maszyny przejmą ich codzienne zadania.
Jednak pomimo wielu nagłówków brzmiących w podobnym tonie w głównych publikacjach, ten strach jest zasadniczo bezpodstawny, ponieważ większość innowacji, które weszły do procesów księgowych, doprowadziła do ewolucji i unowocześnienia zawodu, umożliwiając księgowym wyjście poza liczby, oraz dając im narzędzia do dogłębnych analiz i doradztwa.
Ostatnio pojawiły się narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, obiecujące automatyzację części pracy wykonywanej przez księgowych. Czy narzędzia te spowodują wieszczony od lat legendarny wzrost liczby maszyn i masowe zwolnienia, czy też sprowokują dalszą ewolucję zawodu w kierunku szczytu łańcucha wartości?
Sukces arkusza kalkulacyjnego otwiera drzwi do automatyzacji
Automatyzacja w księgowości, która dokonała się w przeszłości, była ściśle powiązana z wprowadzeniem komputerów. Początkowo komputery były duże i drogie a ich zastosowanie ograniczone do dużych korporacji i agencji rządowych. Jednak wraz z rozwojem technologii komputery stały się mniejsze, tańsze i bardziej dostępne. Powstały programy arkuszy kalkulacyjnych, takie jak VisiCalc (pierwszy elektroniczny arkusz kalkulacyjny zaprojektowany dla Apple II w 1979 roku), Lotus 1-2-3 (zaprojektowany w roku 1983 wyparł VisiCalc i przyśpieszył stosowanie komputerów PC) i Microsoft Excel (pierwsza wersja trafiła na rynek w roku 1987 i stała się przebojem). Narzędzia arkuszy kalkulacyjnych, wykorzystując nowe moce obliczeniowe komputerów, wyeliminowały większość ręcznych obliczeń wykonywanych przez poprzednie pokolenia księgowych. Wzrost i powszechność wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych zamiast wywołać falę zwolnień w zawodzie księgowego, odegrały istotną rolę w zwiększeniu tempa tworzenia nowych miejsc pracy w księgowości, audycie i analityce.
Oficjalne statystyki Biura Pracy USA – biorące pod uwagę okres 1978-2010 pokazują, że wprowadzenie programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych nie spowodowało fali zwolnień księgowych. Owszem, nastąpił gwałtowny spadek liczby techników księgowych i personelu pomocniczego w księgowości i audycie, ponieważ wiele ręcznych zadań obliczeniowych związanych z tymi rolami zostało wchłoniętych przez oprogramowanie, które mogło wykonać pracę szybciej i taniej. Nastąpił natomiast znaczący wzrost zapotrzebowania na nowe funkcje analityka zarządczego i menadżera finansowego – ról nieznanych przed rokiem 1983. Chociaż te role nie zawsze są uznawane za część rodziny księgowej, ich trend wzrostowy wskazywał na ogólną zmianę podejścia firm, które zaczęły dostrzegać znaczenie księgowych z bardziej „ludzkimi” umiejętnościami z wyższego poziomu, takimi jak analiza i doradztwo.
Rewolucja rachunkowości w chmurze
Oprogramowania księgowe bazują na sukcesie arkuszy kalkulacyjnych, które ułatwiają księgowym zarządzanie danymi finansowymi. Oprogramowanie arkuszy kalkulacyjnych ewoluowało w czasie i obecnie mamy do dyspozycji wyrafinowane systemy księgowe, które potrafią zautomatyzować wiele procesów księgowych.
W ostatnich latach automatyzacja w księgowości najczęściej oznaczała powszechne wykorzystanie oprogramowania księgowego w chmurze, dzięki czemu jest możliwe zarządzanie finansami z dowolnego miejsca na świecie, za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności przywiązania do rozwiązań stacjonarnych.
Nowa generacja narzędzi księgowych w chmurze zapewnia działanie na danych finansowych w czasie rzeczywistym, dostęp do kluczowych informacji oraz ich edytowanie przez wielu użytkowników, a także rozszerzenie funkcjonalności podstawowych pakietów poprzez podłączenie do nich narzędzi z ekosystemu aplikacji, umożliwiających np. prognozowanie przepływów pieniężnych, śledzenie czasu pracy i aktywności pracowników, monitorowanie płatności itp.
Platforma do automatyzacji umożliwia usprawnienie wielu procesów księgowych i pozaksięgowych, w tym prowadzenia ksiąg, funkcji kadrowo-płacowych, fakturowania, sprawozdawczości finansowej, oszczędzając przy tym czas oraz pozwalając księgowym skupić się na tych aspektach działalności, które są związane z ich kluczową rolą, którą niejednokrotnie pełnią w centrum operacyjnym firmy.
Jednym z przejawów automatyzacji w księgowości w ostatnich latach jest wykorzystanie algorytmów uczenia maszynowego do kategoryzowania transakcji. Uczenie się maszyn to rodzaj sztucznej inteligencji, która umożliwia komputerom samoistne uczenie się na podstawie otrzymanych danych, tj. na podstawie analizy historycznych danych finansowych, algorytmy uczenia maszynowego mogą automatycznie „nauczyć się” rozpoznawać i kategoryzować transakcje, co ułatwia księgowym uzgadnianie kont i sporządzanie sprawozdań finansowych.
Z oprogramowaniem do kategoryzowania transakcji ściśle wiążą się narzędzia do optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition – OCR), które stanowią kluczowy element pakietów wykorzystywanych na etapie „przed zaksięgowaniem”. Po podłączeniu do systemów księgowych w chmurze narzędzia OCR wyodrębniają dane liczbowe z faktur lub raportów wydatków, automatycznie wyodrębniają kwoty i przekazują je do platformy księgowej w chmurze. Księgowi mogą przeglądać wyodrębnione kwoty przypisane do poszczególnych kategorii, oszczędzając w ten sposób czas.
Innym przykładem jest wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji procesów (Robotic Process Automation – RPA) które oferują automatyczne wykonywanie ustrukturyzowanych, rutynowych i powtarzalnych zadań. RPA jest oprogramowaniem, które może naśladować ludzkie działania, takie jak wprowadzanie danych, kopiowanie, wklejanie.
Sztuczna inteligencja: nowa fala automatyzacji
Być może najlepszym przykładem technologii, która może zmienić sposób prowadzenia księgowości, jest sztuczna inteligencja (Artificial Intelligence – AI).
Wyłoniła się nowa fala generatywnych narzędzi sztucznej inteligencji – jak np. model ChatGPT firmy OpenAI – które są już stosowane w wielu systemach oprogramowania księgowego do kategoryzowania i analizowania dużych ilości danych finansowych oraz wskazywania i wyodrębniania wzorców i stwierdzeń, które mogą być niedostrzegalne dla ludzi.
Generatywna sztuczna inteligencja została zaprojektowana do tworzenia spójnych, nieszablonowych danych wyjściowych uzyskiwanych na skutek zwykłego bodźca (zapytania) oraz aby dostarczać użytkownikowi wielokrotnych odpowiedzi na podstawie wsadowych informacji zwrotnych. W niektórych przypadkach jest zdolna do samodzielnego wykonywania zadań oraz interakcji z innymi programami. Generatywna sztuczna inteligencja jest o szczebel wyżej niż to, co wcześniej istniało na drabinie ewolucji automatyzowania księgowości.
Choć generatywne modele sztucznej inteligencji są na stosunkowo wczesnym etapie rozwoju, mają potencjał, aby przenieść się do funkcji obsługujących bezpośrednie relacje z klientami, łączyć się z istniejącymi systemami rachunkowości w chmurze i zarządzać działaniami księgowych w celu zwiększenia ich wydajności. Zastosowania, które będziemy mogli obserwować w nadchodzących wersjach sztucznej inteligencji, obejmują odpowiadanie na podstawowe zapytania klientów, gromadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz pomaganie księgowym w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji poprzez występowanie w roli „drugiego pilota” w trakcie rozmów z klientami, co umożliwi udzielanie lepszych porad w czasie rzeczywistym.
Oczekuje się, że generatywne narzędzia sztucznej inteligencji zautomatyzują duże obszary podstawowych funkcji podatkowych i księgowych, będą przetwarzać dane podatkowe i elementy sprawozdawczości finansowej, odpowiadać na pytania i generować raporty.
Otwartość na automatyzację
To, czy dokonujące się na naszych oczach wtargnięcie sztucznej inteligencji do zawodu jest postrzegane pozytywnie czy też jako zagrożenie egzystencjalne, w dużej mierze zależy od sposobu myślenia danego księgowego lub firmy.
O ile strach, że automatyzacja pozbawi księgowych pracy, zawsze będzie do pewnego stopnia obecny, wcześniej przedstawione dowody trendów w automatyzacji wskazują coś przeciwnego. Księgowość pozostanie zawodem wymagającym kontaktów międzyludzkich, w którym potrzeba udzielania zindywidualizowanych porad prawdopodobnie nigdy nie zostanie w pełni zautomatyzowana.
Krajobraz technologiczny zmienia się i ewoluuje nieustannie, oferując księgowym nowe narzędzia i sposoby pracy. Księgowi, którzy chcą mieć umysł otwarty na nowe produkty powinni uważnie śledzić i testować nowe narzędzia, słuchać opinii ekspertów i być gotowi, by nie przeoczyć nadchodzącej fali, która przynosi nowe technologie automatyzacji i związane z tym korzyści. Ci, którzy pozostaną zamknięci na nowe technologie, ryzykują, że pozostaną w tyle.
Tom Herbert
https://www.accountingweb.co.uk/tech/tech-pulse/automation-mindset-beyond-the-numbers