Działalność małych firm w dużym stopniu zależy od technologii informacyjnej, która umożliwia im świadczenie na rzecz klientów wysokiej jakości, kosztowo efektywnych i przynoszących zyski usług. O ile małe firmy rzadko kiedy posiadają wyspecjalizowane działy zajmujące się technologią informacyjną, tym niemniej muszą wykonywać te same zadania co duże organizacje i dlatego powinny zapewnić, że wykonanie ich zadań będzie powierzone odpowiednim pracownikom lub zewnętrznym usługodawcom.
Właściwy wybór, implementacja i zarządzenie technologiami oraz szkolenie pracowników w zakresie wykorzystywania rozwiązań oferowanych przez programy komputerowe ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu firmy.
Podczas wprowadzania lub dokonywania przeglądu strategii dotyczącej technologii firma musi po pierwsze zdefiniować, co chce zrobić. Następnie musi znaleźć system, który pomoże to osiągnąć w pełni lub w jak największym stopniu.
Technologia pomoże firmie m.in. w następujących czynnościach:
- Efektywnym tworzeniu procesów i harmonogramów pracy
- Doskonaleniu prezentacji pracy firmy
-Efektywnym przechowywaniu i odzyskiwaniu danych z adekwatnym mechanizmem odtwarzania awaryjnego
- Utrzymywaniu bazy dokumentacji i kontaktów z klientami
- Dzieleniu się danymi z klientami
- Procesie komunikacji
- Marketingu firmy oraz
- Zarządzaniu presją czasu
Niektóre z podstawowych aplikacji pozwalających na efektywne wykorzystanie technologii to:
- System zarządzania firmą zapisujący dane finansowe dotyczące wyników firmy, w tym produkcję w toku i poziom długu, koszty, zysk i inwestycje w aktywa stałe
- Dziennik lub osobisty organizer, gdzie wiele osób ma dostęp do jednego dziennika
- Oprogramowanie do zarządzania plikami i archiwizacji
- Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
- Oprogramowanie do księgi głównej pomagające w przetwarzaniu danych finansowych klientów (regularnie aktualizowane, posiadające wzory zgodne z wymogami ustawowymi)
- Oprogramowanie do zapisu czasu z zintegrowanymi modułami do tworzenia wycen w celu wystawienia faktur oraz monitorowania czasu i produktywności w zależności od osoby i klienta)
- Funkcja edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego
- System bazy danych pozwalający na tworzenie spersonalizowanych aplikacji (opcjonalnie)
- Połączenia z internetem
- Strona internetowa firmy
- System do aktywów trwałych, najlepiej z bezpośrednią integracją z księgą główną klienta, który oblicza kwoty, takie jak amortyzacja lub zysk lub strata z tytułu zbycia
- Oprogramowanie do obliczania wartości aktywów i zobowiązań dotyczących aktywów leasingowanych (opcjonalnie) oraz
- Specjalistyczne aplikacje umożliwiające firmom automatyzację wielu zadań
Jest coraz większa liczba dostawców skupionych na rozwiązaniach IT dla firm księgowych i ich klientów – małych i średnich przedsiębiorstw. W wyniku nowych rozwiązań w chmurze firmy korzystają z komputeryzacji rachunkowości, co wpływa na zmianę roli księgowego i automatyzację rutynowych zadań, takich jak prowadzenie ksiąg, uzgadnianie, raporty roczne.
Małe i średnie firmy księgowe muszą również zdać sobie sprawę z tego, jak technologia zmienia nadzór regulacyjny. Regulatorzy dostosowują i budują systemy do automatyzacji zbierania i przetwarzania danych oraz wzmocnienia swoich zdolności analizy danych.
W klimacie ciągłych zmian kluczowe jest, aby księgowi upewnili się, że przyjęli najlepsze praktyki wobec wykorzystywanych przez nich technologii.
Niniejszy moduł bada współczesne praktyki związane z wykorzystaniem technologii i najnowszymi rozwiązaniami.
Niniejszy Przewodnik po zarządzaniu dla małych i średnich firm księgowych i audytorskich został przygotowany przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) przy wsparciu Komitetu ds. Małych i Średnich Firm Księgowych i Audytorskich. Komitet reprezentuje interesy zawodowych księgowych działających w małych i średnich firmach księgowych i audytorskich, którzy świadczą usługi na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw.
Niniejsza publikacja jest dostępna na stronie internetowej IFAC. Zatwierdzonym tekstem jest tekst opublikowany w języku angielskim.