Regulamin prowadzenia Bazy biur rachunkowych

1. Postanowienia ogólne

§ 1

1. Bazę biur rachunkowych (zwaną dalej: ,,Bazą”) prowadzi Komisja Biur Rachunkowych (zwana dalej: „Komisją BR”) będąca stałą komisją Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (zwanego dalej: „SKwP”).
2. Baza jest prowadzona wyłącznie w wersji elektronicznej w celu promocji biur rachunkowych.
3. Baza prowadzona jest przy poszanowaniu postanowień niniejszego Regulaminu oraz w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego w tym zakresie prawa. 
4. Wpis do Bazy jest nieodpłatny i jest dokonywany na czas nieoznaczony.
5. Biura rachunkowe aplikujące o wpis do Bazy podejmują dobrowolnie decyzję w tym zakresie. 
6. Baza, o której mowa w ust. 1, publikowana jest na stronie www.skwp.pl  na dedykowanej podstronie.
7. Ilekroć w regulaminie jest mowa o członku zwyczajnym, należy przez to rozumieć członków zwyczajnych SKwP oraz członków zwyczajnych-dyplomowanych księgowych SKwP.
8. Zapisy regulaminu odnoszące się do członków zwyczajnych stosuje się odpowiednio do członków honorowych SKwP. 

2. Wpis do Bazy

§ 2

1. Do Bazy może zostać wpisane biuro rachunkowe prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg (PKD: 69.20.Z oraz 82.11.Z), które: 

1. posiada polisę OC (obowiązkową lub dobrowolną) oraz 
2. wypełni zgłoszenie na stronie internetowej skwp.pl/dodaj-biuro-rachunkowe/, a zgłoszenie zostanie zaakceptowane przez Komisję BR lub przez pracownika Biura Zarządu Głównego SKwP.

2. Reprezentant biura rachunkowego, wypełniając elektroniczne zgłoszenie o wpis do Bazy, podaje następujące informacje:

1. 1. imię i nazwisko zgłaszającego/reprezentanta biura;
   2. pełną nazwę biura rachunkowego;
   3. formę prawną biura rachunkowego;
   4. nr NIP biura rachunkowego;
   5. nr REGON; 
   6. adres e-mail;
   7. telefon;
   8. adres kontaktowy;
   9. adres strony internetowej lub adresy w social mediach;
   10. w przypadku biur rachunkowych prowadzonych w ramach indywidualnej działalności gospodarczej - informację czy właściciel biura rachunkowego jest członkiem zwyczajnym SKwP wraz z numerem w ewidencji członkowskiej lub innymi danymi uwierzytelniającymi członkostwo w SKwP,
   11. w przypadku biur rachunkowych prowadzonych w formie spółki cywilnej – informację czy przynajmniej jeden ze wspólników jest członkiem zwyczajnym SKwP wraz z numerem w ewidencji członkowskiej lub innymi danymi uwierzytelniającymi członkostwo w SKwP,
   12. informację czy biuro rachunkowe jest członkiem wspierającym SKwP wraz z numerem w ewidencji członkowskiej lub innymi danymi uwierzytelniającymi członkostwo w SKwP; 
   13. informację czy biuro rachunkowe jest sygnatariuszem Kodeksu Zawodowej Etyki w Rachunkowości;
   14. informację czy biuro rachunkowe posiada polisę OC; 
   15. informację czy biuro rachunkowe świadczy usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, są oświadczeniem wiedzy reprezentanta biura rachunkowego i nie podlegają weryfikacji przez SKwP.
4. SKwP nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych danych.

3. Zakres informacji na temat biur rachunkowych publikowanych
   na stronie internetowej

§ 3

1. Udostępniona na stronie internetowej karta biura rachunkowego w Bazie obejmuje m.in. następujące informacje:

1. nazwa biura rachunkowego i jego dane kontaktowe;       
2. adres strony internetowej lub adresy w social mediach;
3. czy biuro rachunkowe posiada polisę OC;
4. czy biuro rachunkowe świadczy usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

2. Biuro rachunkowe wpisane do Bazy ma możliwość edycji swoich danych wykazanych w karcie biura rachunkowego na stronie internetowej. Edycja danych jest możliwa po zalogowaniu.

4. Prawa przysługujące biurom rachunkowym wpisanym do Bazy

§ 4

1. Wszystkie biura rachunkowe wpisane do Bazy, w zakresie ustalonym przez Komisję BR, mają możliwość:

1. korzystania z bonusów;
2. uczestniczenia w konkursach organizowanych przez SKwP dla biur rachunkowych;
3. uczestniczenia w Konferencjach tematycznych organizowanych przez SKwP;
4. uczestniczenie w Webinariach dedykowanych dla biur rachunkowych. 

2. Biuro rachunkowe wpisane do Bazy, ma prawo, na wniosek złożony elektronicznie za pośrednictwem formularza aktywnego w Bazie, posługiwania się logotypem informującym, że biuro jest zrzeszone w SKwP oraz materiałami wizualnymi udostępnionymi przez SKwP dla biur rachunkowych (wizualizacja Biur Rachunkowych), o ile spełnia łącznie następujące warunki:

1. właściciel biura rachunkowego w przypadku biura rachunkowego prowadzonego w ramach indywidualnej działalności gospodarczej lub przynajmniej jeden ze wspólników w przypadku spółki cywilnej jest członkiem zwyczajnym, a w przypadku spółek prawa handlowego i innych form prawnych biuro rachunkowe jest członkiem wspierającym SKwP;
2. biuro rachunkowe jest sygnatariuszem Kodeksu Zawodowej Etyki w Rachunkowości 
3. biuro rachunkowe w momencie składania wniosku o posługiwanie się logotypem posiada ważną polisę ubezpieczenia OC w zakresie zgodnym z usługami biura (OC obowiązkowe oraz polisy dodatkowe).

3. Biura rachunkowe, o których mowa w ust. 2, korzystają z systemu wizualizacji dla biur rachunkowych oraz z logotypu zgodnie z zasadami określonymi w SKwP.
4. Biura rachunkowe, o których mowa w ust. 2, mają także prawo do:

1. korzystania z pakietu medycznego na warunkach wynegocjowanych przez SKwP;
2. rabatów przy zakupie szkoleń organizowanych przez SKwP;
3. rabatów przy zakupie polis ubezpieczeniowych OC dla biur rachunkowych.

5. Obowiązki biur rachunkowych wpisanych do Bazy

§ 5

1. Do podstawowych obowiązków biur rachunkowych wpisanych do Bazy należy:

1. zapoznanie się i przestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu;
2. zapoznanie się i przestrzeganie postanowień Kodeksu Zawodowej Etyki w Rachunkowości;
3. aktualizowanie informacji udostępnionych w bazie, a dotyczących biur rachunkowych, między innymi takich jak: nazwa, siedziba, forma organizacyjno-prawna – aktualizacja odbywa się w formie elektronicznej za pomocą opcji „edycja danych”;
4. posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC.

6. Wykreślenie biura rachunkowego z Bazy

§ 6

1. Biuro rachunkowe w każdym czasie może podjąć decyzję o usunięciu swoich danych z Bazy poprzez ich skasowanie. 
2. Skasowanie z Bazy danych biura rachunkowego oznacza automatyczny brak uprawnienia do posługiwania się logotypem i wizualizacją Biur Rachunkowych, o których mowa w § 4 ust. 2 i 3, a także innych uprawnień wynikających z niniejszego regulaminu. 

§ 7

1. Komisja BR ma prawo wykreślić biuro rachunkowe z Bazy w następujących przypadkach:

1. biuro rachunkowe zakończyło lub zawiesiło swoją działalność na okres dłuższy niż 6 miesięcy;
2. zachodzi rażące naruszenie postanowień Kodeksu Zawodowej Etyki w Rachunkowości przez biuro rachunkowe;
3. biuro rachunkowe posługuje się logotypem w sposób sprzeczny z obowiązującymi w SKwP zasadami, pomimo monitu pouczającego wysłanego na adres mailowy podany w Bazie; 
4. w stosunku do biura rachunkowego było prowadzone postępowanie sądu koleżeńskiego SKwP, zakończone wyrokiem skazującym;
5. dopuszcza się rażącego naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu;
6. nie zaakceptuje zmiany niniejszego Regulaminu, w trybie określonym w § 8.

2. Wykreślenie z Bazy, skutkuje zakazem korzystania przez biuro rachunkowe z wszystkich praw wymienionych w § 4.

7. Zmiana Regulaminu

§ 8

1. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu zatwierdza Prezydium Zarządu Głównego SKwP na wniosek Komisji BR.
2. Biuro rachunkowe akceptuje zmianę regulaminu podczas edycji karty informacyjnej biura rachunkowego na stronie internetowej.
3. Brak zaakceptowania przez biuro rachunkowe zmiany niniejszego Regulaminu skutkuje automatycznym wykreśleniem z Bazy.

8. Przetwarzanie danych osobowych

§ 9

1. Na potrzeby procesu zgłoszenia biura rachunkowego oraz publikacji jego danych w Bazie na stronie internetowej SKwP pod adresem www.skwp.pl Biuro Zarządu Głównego SKwP ul. Górnośląska 5, 00-443 Warszawa, (zwane dalej: Biuro ZG SKwP) przetwarza dane osobowe osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i działalność w formie spółki cywilnej oraz przedstawicieli osób prawnych i ułomnych osób prawnych. Z chwilą przekazania danych osobowych do Biuro ZG SKwP staje się administratorem danych osobowych odpowiednio: osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i działalność w formie spółki cywilnej oraz przedstawicieli osób prawnych i ułomnych osób prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: rozporządzenie RODO).

2. Biuro ZG SKwP przetwarza dane osobowe ww. osób w celach związanych z procesem zgłoszenia biura rachunkowego oraz publikacji ich danych w Bazie na stronie internetowej SKwP pod adresem www.skwp.pl jak również w celach związanych z prawnie uzasadnionym interesem administratora w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
3. Osobom uprawnionym (prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą i działalność w formie spółki cywilnej oraz przedstawicielom osób prawnych i ułomnych osób prawnych) przysługuje prawo dostępu do treści ich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do sprzeciwu.
4. Warunkiem zgłoszenia biura rachunkowego i publikacji danych w Bazie jest wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację danych przez Biuro ZG SKwP.
5. Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator oświadcza, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie w związku z organizacją bazy biur rachunkowych odbywało się zgodnie RODO tj. stosuje się do ogólnych zasad przetwarzania danych określonych w art. 5 RODO, zapewnia, aby dane przetwarzane były zgodnie z prawem – art. 6 – 11 RODO, zapewnia, aby przestrzegane były prawa osób, których dane są przetwarzane – art. 12 – 23 RODO, zapewnia wypełnianie ogólnych obowiązków w zakresie przetwarzania danych ciążących na administratorze i podmiocie przetwarzającym – art. 24 – 31 RODO, zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania danych uwzględniając charakter zakres, kontekst i cele przetwarzania danych – art. 32 – 36 RODO, zapewnia kontrolę nad przetwarzaniem danych w postaci monitorowania przestrzegania przepisów i przyjętych procedur.
6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Biuro ZG SKwP są zawarte w klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 10

W zakresie dopuszczanym przez przepisy prawa, SKwP może powierzyć innemu podmiotowi wykonanie części czynności związanych z prowadzeniem Bazy. Do powierzenia tych czynności stosuje się wymogi wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności wynikające z przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Załącznik 

do Regulaminu prowadzenia Bazy biur rachunkowych

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych

W związku z obowiązywaniem od dnia 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (tj. danych osobowych osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i działalność w formie spółki cywilnej oraz przedstawicieli osób prawnych i ułomnych osób prawnych) jest Biuro Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce ul. Górnośląska 5, 00-443 Warszawa, dalej: Biuro Zarządu Głównego SKwP, email: sekretariat@skwp.pl. 
2. W Biurze Zarządu Głównego SKwP powołano Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD), kontakt do IOD- e-mail: iod.skwp@buiskwp.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach procesu zgłoszenia biura rachunkowego do Bazy biur rachunkowych oraz o ile dotyczy publikacji danych osobowych w Bazie biur rachunkowych na stronie internetowej Stowarzyszenia Księgowych w Polsce pod adresem www.skwp.pl na podstawie zgody, którą w każdym czasie można wycofać przesyłając stosowną informację na adres e-mail wskazany w pkt 1 (podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia RODO). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania zgłoszenia do Bazy biur rachunkowych. 
5. Korzystanie z danych osobowych, o których mowa w pkt. 1 może opierać się również na przesłance uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust 1 lit. f rozporządzenia RODO) – w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
6. Dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania przez Panią/Pana zgody.
7. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże konieczność przetwarzania danych (podmioty przetwarzające) oraz podmioty publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa.
8. Dane osobowe, o których mowa w pkt. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
9. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do sprzeciwu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 1, narusza przepisy rozporządzenia RODO. 
11. Dane osobowe, o których mowa w pkt 1, nie będą podlegały profilowaniu.