Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 18 ust. 1) na koniec każdego okresu sprawozdawczego, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca, należy w firmie sporządzić zestawienie obrotów i sald. Jest to obowiązkowy element ksiąg rachunkowych, a odpowiednio sporządzone zestawienie obrotów i sald pozwala sprawdzić poprawność podwójnego zapisu i tym samym wyłapać pewne błędy lub niedociągnięcia. Jak powinno wyglądać takie zestawienie sald i obrotów? Zanim poznasz odpowiedź na to pytanie, dowiedz się, co to znaczy saldo księgowe i jak sprawdzić obroty firmy. Wyjaśniamy te kwestie poniżej.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest saldo księgowe i jak je obliczać;
- jak wyliczyć obrót firmy i czym on dokładnie jest;
- co musi się znaleźć w zestawieniu obrotów i sald;
- jak prawidłowo sporządzić zestawienie sald i obrotów.
Co to jest saldo księgowe?
Aby móc dobrze sporządzić zestawienie obrotów i sald, należy najpierw dobrze pojąć, co to saldo księgowe w firmie i jak sprawdzić obrót firmy. Samo pojęcie salda jest bowiem spotykane także w kontekście bankowych kont osobistych czy firmowych i oznacza po prostu różnicę pomiędzy wpływami na konto, a jego obciążeniami, czyli wydatkami poniesionymi w danym okresie. Również w rozumieniu stanu konta księgowego w rachunkowości saldo rachunku oznacza różnicę pomiędzy sumami zapisów strony „Wn” (Winien) i Strony „Ma” konta. Takie saldo księgowe nie musi jednak dotyczyć wyłącznie stanu gotówki w kasie, ale może odnosić się na przykład do stanu zapasów magazynowych czy rozrachunków z kontrahentami. Co więcej, saldo może być początkowe lub końcowe, w zależności od tego, w którym odcinku danego okresu rozliczeniowego występuje.
Jak obliczyć saldo?
Saldo początkowe, które występuje na początku danego okresu (np. miesiąca), jest bezpośrednio powiązane z saldem końcowym poprzedniego okresu. Stanowi ono punkt wyjścia dla rozliczeń na cały następny miesiąc (lub inny okres rozliczeniowy), a zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, wszystkie operacje księgowe w danym okresie należy zapisywać na dwóch odpowiednich kontach i po stronach przeciwnych, czyli „Wn” i „Ma”. Po jednej stronie zapisywany jest przychód, natomiast po stronie przeciwnej — rozchód, a różnica pomiędzy tymi dwoma stronami stanowi saldo końcowe i tym samym początkowe saldo dla kolejnego okresu. W zależności od tego, czy w danym okresie więcej było przychodów, czy rozchodów, saldo będzie albo debetowe, albo kredytowe lub zerowe.
Jak obliczyć obrót firmy?
Jak sugeruje wyrażenie „zestawienie obrotów i sald”, oprócz umiejętności obliczania salda konieczne jest także umiejętne ustalanie obrotów firmy w danym okresie. Obrót firmy, choć stanowi jedno z kluczowych pojęć związanych z finansową kondycją danego przedsiębiorstwa, nie jest jednoznaczny z jego przychodem lub dochodem. Zgodnie z ustawą o VAT do obrotu firmy zalicza się wszystko to, co wpływa do firmy zarówno ze sprzedaży towarów, jak i świadczonych usług, pomniejszone o kwotę podatku VAT. Do obrotu zaliczają się także wszystkie uzyskane przez firmę dotacje, przedpłaty, zadatki czy zaliczki, ale nie wliczają się w to koszty ponoszone w ramach działalności ani odsetki z rachunków bankowych. Taki rachunek obrotów bieżących i ogólny obrót firmy jest istotną informacją zarówno dla samego przedsiębiorcy, jak i na przykład w przypadku chęci uzyskania różnego rodzaju dofinansowań, kredytów na rozwój działalności czy uczestnictwa w unijnych projektach. Zatem jak sprawdzić obroty firmy?
Obliczenie obrotu firmy wymaga wiedzy na temat sposobu rozliczania podatków w danej jednostce. Wówczas wystarczy wartość brutto z całkowitej sprzedaży firmy pomnożyć przez 8 lub 23% (w zależności od sposobu rozliczania podatków), a następnie wynik podzielić zależnie przez 108 lub przez 123. Gdy od otrzymanej wartości odejmiemy wartość podatku, wynik stanowił będzie roczny obrót netto.
Zestawienie obrotów i sald — co powinno obejmować?
Zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym lub „obrotówką”, obejmuje wykaz wszystkich kont syntetycznych, wraz z ich saldami początkowymi, obrotami debetowymi i kredytowymi oraz saldami końcowymi. Podstawą jego sporządzenia są natomiast wszystkie zapisy na kontach księgi głównej. Dlatego zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej powinno zawierać:
- oznaczenie jednostki, której dotyczy zestawienie sald i obrotów;
- wskazanie roku obrotowego;
- wskazanie okresu sprawozdawczego;
- datę sporządzenia;
- nazwę (tytuł księgi) „Zestawienie obrotów i sald księgi głównej”
- symbole lub nazwy kont;
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Takie zestawienie stanowi jednocześnie kontrolę poprawności zapisów ze względu na równowagę finansową, czyli pozwala na sprawdzenie, czy zachowane zostały zasady podwójnego zapisu. Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald pozwala między innymi na wyłapanie błędów takich jak zapisanie kwoty operacji po tej samej stronie kont, zapisanie różnych kwot po stronie Winien i po stronie Ma czy wręcz pominięcie jednej ze stron przy zapisie, a także błędne podsumowanie obrotów lub nieprawidłowe wyliczenie salda.
Zestawienie obrotów i sald — wzór
W sieci znaleźć można ogólnodostępne wzory zestawień obrotów i sald, na przykład wydane przez Wydawnictwo Podatkowe GOFIN, ale również różnego rodzaju komputerowe programy finansowo-księgowe pomagające w obsłudze ksiąg rachunkowych pozwalają na wygenerowanie tego typu zestawień. Dostępne są dwa sposoby prezentacji danych w zestawieniu sald i obrotów. W jednym z nich bilans otwarcia uwzględnia się w kolumnie „obroty narastająco”, a w drugim nie uwzględnia się go. Wybranie sposobu drugiego daje nieco większe możliwości użytkowe i interpretacji danych. Warto także wspomnieć o tym, że jednostka zobowiązana jest do sporządzania zestawień obrotów i sald za poszczególne okresy sprawozdawcze, tak aby ich weryfikacja umożliwiała dokonanie w wymaganym terminie obligatoryjnych sprawozdań oraz rozliczeń finansowych.
