Księgowy, który czeka na swojego klienta w biurze w konkretnych godzinach, osobiście przyjmuje od niego dokumenty do rozliczenia, a także przekazuje istotne informacje o wysokościach składek czy podatków – takie właśnie wyobrażenie idealnego księgowego wciąż jest powszechne u wielu przedsiębiorców. Czasy pandemii zmieniły jednak podejście do pracy w różnych branżach i dziedzinach, także w księgowości. Okazało się, że praca zdalna w księgowości jest możliwa, a dzięki temu na rynku ukazuje się coraz więcej atrakcyjnych ofert związanych z prowadzeniem księgowości na odległość. Jak biura rachunkowe mogą zorganizować sobie taki system pracy? Na co powinny zwrócić szczególną uwagę, aby praca księgowa zdalna była prowadzona sprawnie i bezproblemowo? Zachęcamy do lektury!
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak programy księgowe online umożliwiają pracę zdalną w księgowości;
- gdzie szukać zleceń na pracę dodatkową w księgowości zdalnej;
- o jakie narzędzia zadbać, aby maksymalnie usprawnić księgowość zdalną.
Księgowość zdalna – programy księgowe online
Ogromna zmiana, jaką można obecnie zaobserwować na rynku księgowości, stała się możliwa między innymi dzięki udostępnieniu księgowym i biurom rachunkowym możliwości korzystania z programów księgowych na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Wcześniej było to możliwe tylko na komputerze stacjonarnie zainstalowanym w biurze, a zatem wykonywanie obowiązków poza biurem księgowym stawało się niemożliwe. Dziś wszystko wygląda o wiele prościej. Przedsiębiorca przesyła swojemu księgowemu dokumenty do rozliczenia w formie elektronicznej, a ten w dowolnym miejscu z dostępem do sieci może odpowiednio je opracować. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim przedsiębiorca nie musi co chwilę dzwonić do biura rachunkowego z zapytaniem o wysokość podatku czy inne istotne kwestie, ponieważ na bieżąco ma do tego wgląd na swoim komputerze. W ten sposób można także ograniczyć ilość papieru oraz tuszu zużywanych każdego miesiąca do drukowania dziesiątek, a nawet setek faktur i dokumentów zakupu.
Zlecenia dla księgowych – gdzie można je znaleźć?
Rozwiązanie opierające się o pracę zdalną w księgowości otwiera przed biurami rachunkowymi zupełnie nowe możliwości. Na przykład poszczególni księgowi oprócz swoich obowiązków w biurze mogą brać dodatkowe zlecenia do wykonywania w wolnym czasie, w domu. Dzięki temu zyskają dodatkowy dochód oraz rozwiną kompetencje i zdobędą większe doświadczenie. Niektóre biura rachunkowe na rynku opierają się wyłącznie na takim systemie pracy – zbierają zlecenia dla poszczególnych księgowych z różnych zakątków regionu, a następnie dostarczają im niezbędne dokumenty w formie elektronicznej. Tego typu zleceń dla księgowych należy szukać przede wszystkim w internecie – na grupach na Facebooku czy innych portalach społecznościowych, portalach pracy zdalnej, które pomagają się skontaktować zleceniodawcom i zleceniobiorcom, a także na podstronach „Kariera” u producentów oprogramowania księgowego.
Jakie narzędzia ułatwią pracę księgowej w domu?
Oczywiście praca zdalna w księgowości nie byłaby możliwa bez odpowiednich narzędzi, i nie chodzi tutaj wyłącznie o komputer z dostępem do internetu czy dedykowane programy księgowe. Praca w biurze rachunkowym często opiera się także o konsultacje z innymi pracownikami czy dostęp do ogólnej bazy klientów czy dokumentów. Dlatego warto zadbać także między innymi o odpowiednie komunikatory czy narzędzia do telekonferencji. Jeśli w biurze pracują zaledwie dwie osoby, to kontakt pomiędzy nimi nie będzie stanowił większego problemu. Jeśli jednak jest to liczniejsza grupa, sprawdzą się grupy utworzone w komunikatorach typu WhatsApp czy Facebook Messenger, ale także narzędzia takie jak Microsoft Teams, Skype czy Google Hangout. A co z dostępem do danych elektronicznych? Aby również inni członkowie zespołu mogli mieć do nich wgląd, warto wykorzystać wirtualne chmury, które stanowią odpowiedniki fizycznych półek z segregatorami. Dla bezpieczeństwa danych klientów najlepiej zadbać także o VPN dostępu zdalnego, czyli wirtualny tunel chroniony przez szyfrowanie i protokoły bezpieczeństwa. Z takimi narzędziami księgowość zdalna przestanie stanowić wyzwanie, a może znacząco ułatwić i usprawnić wykonywanie obowiązków księgowego.
