Jeśli notorycznie odkładasz na później to, co możesz zrobić dzisiaj, to z pewnością możesz zapoznać się z tym artykułem i spróbować strategii zwalczania prokrastynacji.

Każdy z nas stosuje w jakimś stopniu  prokrastynację, tj. nie jest w stanie się zmobilizować i odwleka wykonanie spraw i zadań, ale nie każdy z nas jest nałogowym prokrastynatorem

– mówi profesor Joseph Ferrari z DePaul University w Chicago.

A zatem, także dokładnych, solidnych i terminowych księgowych dotyka ten problem, dlatego warto mu się przyjrzeć z bliska.

Na podstawie swoich badań Joseph Ferrari szacuje, że około 20 procent dorosłych Amerykanów to chroniczni prokrastynatorzy, odkładający podejmowanie działań w pracy, domu,  w związkach. Ludzie, którzy odkładają sprawy na później, przywiązują nieproporcjonalną wagę do teraźniejszości, a zbyt mało do przyszłości, twierdzi profesor Stephen Knowles z Wydziału Ekonomii Uniwersytetu Otago. Twierdzenie to może  wyjaśniać powiązanie  prokrastynacji z  impulsywnością, a zwłaszcza
z trudnościami w określeniu i skutecznym dążeniu do  realizacji celów krótkoterminowych
i długoterminowych.

Mamy do czynienia   z  „wyrafinowanymi”  i „naiwnymi” prokrastynatorami. Ci pierwsi  wiedzą, że nimi są i dlatego stosują różne strategie, aby przeciwdziałać zjawisku i nie przerywać pracy. Ci drudzy nie są świadomi mechanizmów odwlekania i o wiele trudniej jest im sobie z nimi poradzić w życiu i pracy.

Zrozumieć powody

Ludzie odwlekają wykonanie  zadań z wielu powodów i  często czynią to nieświadomie. Czasami wiemy, że odwlekamy i czynimy to  celowo, innym razem jest to nawyk, którego nie jesteśmy świadomi – mówi psycholog zdrowia dr Marny Lishman. Twierdzi ona, że prokrastynacją steruje nasz umysł odciągający nas od czynności, zadań i obowiązków, które wywołują w nas negatywne lub bolesne emocje takie jak  złość, frustracja, stres, strach, nuda, poczucie winy lub wstyd. Odwlekając działanie, być może chcemy uniknąć rzeczy, których nie lubimy lub nawet małego elementu w samym procesie działania, który nam się nie podoba lub też obawiamy się, że finalizacja zadania ostatecznie nie sprawi nam żadnej przyjemności. Badania wskazują, że prokrastynatorzy nie tylko chcą wykonać swoją pracę, ale w niektórych przypadkach mogą nawet wykonać więcej pracy niż zamierzali, gdy zbliża się termin wykonania.

Georgina Pacor – specjalista ds. zasobów ludzkich w Australian Industry Group twierdzi, że prokrastynatorzy na ogół nie próbują zrobić niczego złego a ich zwlekanie wskazuje raczej na niepokój i  strach przed porażką lub brakiem kompetencji, aby wykonać zadanie.

Niechęć do zadań nie jest jedynym powodem, dla którego ludzie odwlekają ich wykonanie. „Możemy również odkładać na później robienie rzeczy, które lubimy i które są dla nas dobre. Na przeszkodzie stają życiowe sytuacje i nie chodzi o to, że nie chcemy wykonać danego zadania, ale po prostu nie chcemy go wykonać w tym momencie – mówi Stephen Knowles. Dobrym tego przykładem są np. darmowe kupony do kina lub restauracji, których wykorzystanie odkłada się na później aż kupon straci ważność. W tym przypadku prokrastynacja sprowadza się do braku wyczucia czasu – sprawa wydaje się nam zbyt odległa, by podejmować działania już teraz.

Pułapki rozproszenia uwagi

Prokrastynacja może powodować wiele negatywnych konsekwencji. Wyobraźmy sobie niezłożenie pracy semestralnej na czas i związane z tym ryzyko gorszej oceny lub niewykonanie terminowej pracy i narażenie się na gniew przełożonego albo przegapienie wpłaty składki na akcję charytatywną i odczuwanie żalu lub poczucie winy.

Występują także negatywne społeczne skutki prokrastynacji. Przykładowo oszczędzanie środków na okres po przejściu na emeryturę lub dbanie o zdrowie dzięki ćwiczeniom fizycznym i rozsądnej diecie wymaga  podjęcia działań  od teraz, aby móc czerpać korzyści w późniejszym okresie. W  tym przypadku skutki odkładania działań i podejmowania konkretnych decyzji mogą być naprawdę poważne.

W miejscu pracy prokrastynacja wpływa zarówno na pracowników jak i na zatrudniające ich firmy. W  przypadku pracowników zwlekanie z wykonaniem zadań może skutkować niską wydajnością (wpływającą na wynagrodzenie), częstymi zwolnieniami i krótkim stażem na każdym stanowisku, ograniczonymi możliwościami rozwoju i awansu, problemami ze zdrowiem psychicznym z powodu stresu i wyczerpania emocjonalnego oraz  trudnościami w znalezieniu kolejnej pracy.

Pracodawcy mogą doświadczać zmniejszonej produktywności i wydajności pracowników,  powolnego rozwoju pracowników oraz ich zdolności uczenia się, niedotrzymywania  terminów, niskiej jakości pracy i  wzrostu liczby błędów a także obniżonego morale i niesatysfakcjonującej współpracy.

Czy są jakiekolwiek korzyści prokrastynacji?

Niektórzy eksperci uważają jednak, że prokrastynacja może przynosić pewne korzyści.

Oto niektóre z argumentów:

  1. Ze wszystkiego co robimy jako ludzie płyną korzyści – dlatego dokonała się ewolucja i nie możemy z niczego rezygnować!
  2. Prokrastynacja wprawdzie spowalnia nas w realizacji niektórych zadań, za to daje nam więcej czasu na przemyślenie spraw, które musimy załatwić i sprawia, że skupiamy się bardziej na rozwiązywaniu problemów.
  3. Rozmyślanie nad zadaniem przez dłuższy czas może umożliwić znalezienie lepszego sposobu jego wykonania oraz  dostarczyć cennych informacji, czego  powinniśmy robić więcej w swoim życiu, a czego unikać.

Dla niektórych zwlekanie może być korzystne, jeśli doskonale sobie radzą z  presją czasu. Pracują oni wydajniej, jeśli zostawiają wykonanie zadania na ostatnią chwilę, gdyż jeśli zaczną działać zbyt wcześnie  będą rozproszeni i będą  mieć trudności z koncentracją. Jeśli zostawią sobie zadanie na ostatnią chwilę, staną się bardziej zmotywowani i zaczną pracować znacznie wydajniej – mówi Stephen Knowles.

Jak się koncentrować na zadaniach?

Jeśli jesteś prokrastynatorem, oznacza to w pewnym sensie, że jesteś jednym z tych szczęściarzy, którzy mogą korzystać z opcji odkładania zadań i działania z opóźnieniem.

Chociaż prokrastynacja jest obecna we wszystkich rodzajach stanowisk i branżach, jej występowanie jest bardziej typowe dla stanowisk umysłowych aniżeli fizycznych, ponieważ praca fizyczna podlega bardziej regularnej ocenie i szczegółowym wskaźnikom wydajności – mówi Georgina Pacor.

Niektórzy twierdzą, że osoby na stanowiskach wymagających wykonywania konkretnych zadań lub  działania pod dyktando terminów są mniej skłonne, aby odwlekać aniżeli osoby zajmujące się projektami długoterminowymi wymagającymi innowacyjności i kreatywności, w przypadku których ramy czasowe nie są czynnikiem kluczowym i nie ma presji czasu.

Ponadto kiedy zadanie  jest trudne i staje się wyzwaniem, może pojawić się nieprawdziwe przekonanie, że jest mnóstwo czasu, w związku z tym odsuwa się czas realizacji tego zdania.

Jak  zarządzać  pracą osoby stosującej prokrastynację?

Jeśli zleży nam na upewnieniu się, że zadanie będzie wykonane, zwykle ustalamy terminy, które pozwolą je wykonać. Badania Stephena Knowlesa sugerują jednak, że wskazanie terminu realizacji może być mieczem obosiecznym i jeśli damy prokrastynatorowi zbyt długi termin, może być to dla niego pretekst do zwłoki. Przemyślmy dokładnie terminy, które dajemy ludziom na wykonanie zadań – mówi dr Marny Lishman, psycholog. Jeśli chcemy, żeby prokrastynator coś dla nas zrobił, najlepiej wyznaczyć mu dość krótki termin albo w ogóle o nim nie wspominać.

Menedżerowie mogą zaobserwować, kiedy ich pracownicy są najbardziej produktywni i zaplanować kluczowe działania w tym właśnie czasie. Przykładowo lepiej pozwolić ludziom angażować się w pracę w godzinach porannych, kiedy są wypoczęci i skoncentrowani, zamiast wypełniać ten przedział czasu spotkaniem zespołu. Pracownik może w ogóle nie prokrastynować rano ale znacząco prokrastynować po południu, kiedy spada mu poziom energii — mówi Georgina Pacor. Liderom pomaga zrozumienie czynników motywujących pracowników, co umożliwia zmaksymalizowanie ich wydajności we właściwej porze dnia.

Oprócz stosowania tych krótkoterminowych strategii, Knowles sugeruje rozwiązanie długoterminowe – tj. przekonanie pracownika, że jest prokrastynatorem i powinien stosować strategie umożliwiające   mu skupienie się na zadaniu. Jest to szczególnie ważne, kiedy pracownik jest prokrastynatorem, ale nie potrafi efektywnie pracować pod presją czasu. Niekiedy dobrze jest przypomnieć pracownikowi, w jakie kłopoty w przeszłości wpędzała go jego postawa prokrastynacji.

Wielu chronicznych prokrastynatorów potwierdzi, że opracowanie strategii przezwyciężenia nawyku odsuwania realizacji zadań może być niezwykle pomocne w przerwaniu cyklu prokrastynacji i zwiększenia produktywności.

Jednak najlepszym motywatorem jest więcej autorefleksji – twierdzi Stephen Knowles. Kiedy zwlekamy, nie zachowujemy się tak, jak życzylibyśmy sobie będąc postawionymi w przyszłości. Być może jedyne co musimy zrobić, to po prostu zadać sobie pytanie, co pomyślimy o skutkach naszego odwlekania w przyszłości, która nieuchronnie nadejdzie.

Wskazówki, jak walczyć z prokrastynacją

  1. Przyznaj, że jesteś osobą odkładającą zadania i zwlekającą z ich wykonaniem. Przyznanie się do problemu jest pierwszym krokiem do jego rozwiązania za pomocą odpowiednich strategii.
  2. Zadaj sobie pytanie, dlaczego zwlekasz? Czy jesteś typem marnotrawiącym czas, który przedkłada życie towarzyskie nad sukces? A może prawdziwy problemem tkwi w braku pewności siebie lub nieumiejętności wykonania zadania? Bądź na tyle odważny, aby rozpocząć rozmowę ze swoim kierownikiem lub inną zaufaną osobą, ponieważ razem możecie nawet odkryć, że źródłem problemu jest to, że tak naprawdę potrzebujesz większego wyzwania!
  3. Pamiętaj, aby przygotować plan, harmonogram lub listę rzeczy do zrobienia. Jest to szczególnie istotne w przypadku długich projektów oraz takich, które nie mają określonego terminu realizacji lub termin realizacji jest odległy.
  4. Zidentyfikuj czynniki, które cię rozpraszają i spróbuj je usunąć. Jakie one są? Czy od pracy odciągają cię rozmowy, media społecznościowe lub sprawdzanie poczty? Warto poznać, do czego mamy słabość. Możemy np. skonfigurować swoje urządzenia tak, aby miały okresy wyłączeń dostępu do mediów społecznościowych, odłączyć w ogóle inernet lub pracować off-line, odinstalować Facebooka i podobne aplikacje z telefonu, zainstalować programy „pilnujące” limit czasu spędzanego na niektórych stronach w internecie, wyciszyć telefon i powiadomienia w laptopie, etc.  Z drugiej strony wszystkie te czynniki rozpraszające mogą być tratowane jako nagroda za wykonanie zadania.
  5. Użyj technik zarządzania czasem. Jednym z przykładów jest technika Pomodoro, w której sami decydujemy, co chcemy osiągnąć i jak długo potrwa praca. Ustawiamy minutnik i dzielimy pracę na 25-minutowe odcinki, po których korzystamy z
  6. Nagradzaj się. Nawet najmniejsze nagrody mogą być wystarczającą zachętą do pokonania inercji typowej dla prokrastynacji. Nagrodą może być słodka przekąska, pięć minut sprawdzania kanałów w mediach społecznościowych lub cokolwiek, co sprawia nam przyjemność a zarazem nas motywuje.
  7. Nie zostawiaj najtrudniejszych i wymagających prac na koniec. Zamiast je odkładać na ostatnią chwilę, zajmij się nimi, gdy jesteś wypoczęty i pełen energii.
  8. Bądź przed kimś odpowiedzialny. Poinformuj kogoś, że masz tendencję do zwlekania, a także o swoim planie przezwyciężenia tej tendencji.

Podsumowanie:

  • Eksperci dowodzą, że w jakimś stopniu każdy stosuje prokrastynację w życiu osobistym lub zawodowym i czyni to z różnych powodów.
  • Świadomość tego, że stosuje się prokrastynację może się różnić w zależności od sytuacji i świadomości danej osoby.
  • Istnieją skuteczne strategie zmniejszające negatywne skutki prokrastynacji.

Abigail Murison

https://intheblack.cpaaustralia.com.au/careers-and-workplace/8-expert-tips-to-beat-procrastination

Pozostałe aktualności