Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF biura rachunkowe będą musiały zmienić umowy
Biura rachunkowe będą zmuszone przejąć od niektórych klientów część obowiązków związanych z wystawianiem lub odbieraniem faktur. Należy więc zacząć od ustalenia ich potrzeb oraz uzyskać upoważnienie do KSeF. Oczywiście zmienia to zakres świadczonych usług i wymaga zmiany umowy - mówi Leszek Lewandowicz, sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, doradca podatkowy.
Monika Pogroszewska: Mówił Pan niedawno, że KSeF przyniesie podatnikom pewne ułatwienia, jednak będą one odczuwalne dopiero za ok. 2-3 lata, a we wcześniejszym okresie pojawia się bardzo wiele wyzwań.
Leszek Lewandowicz: Do obligatoryjnego KSeF bardzo dobrze pasuje określenie „wielkie wyzwanie” – dla podatników, księgowych oraz administracji skarbowej. KSeF przyniesie korzyści, stworzy nowe szanse, ale także spowoduje problemy lub zagrożenia. Na pewno części zagrożeń można uniknąć, o ile wszyscy wyżej wymienieni odpowiednio podejdą do sprawy.
Jakie to będą wyzwania?
Wyzwania będą ulegać zmianie wraz z czasem. W tej chwili najważniejsze jest przygotowanie się do wdrożenia KSeF, później pojawią się wyzwania związane z bieżącym funkcjonowaniem KSeF. Podatnicy, a także księgowi, powinni w pierwszej kolejności zapoznać się z nowymi przepisami i starać się zrozumieć czym jest KSeF i jak będzie działać. Następnie należy rozpoznać w firmie kluczowe procesy związane z fakturami (z wystawianiem ale także z odbieraniem faktur) oraz dokonać oceny obecnych systemów księgowych pod względem dostosowania do KSeF. Wtedy prawdopodobnie okaże się, że konieczna jest aktualizacja oprogramowania, zakup nowego sprzętu, a nawet wprowadzenie zmian w niektórych procesach w firmie. Konieczne będą szkolenia obejmujące zagadnienia prawne, ale również techniczne. W szczególnej sytuacji znajdują się biura rachunkowe, które dodatkowo będą musiały pomóc swoim klientom we wdrożeniu KSeF. Przed wejściem w życie nowych obowiązków warto będzie też przyjęte rozwiązania przetestować w praktyce.
W jaki sposób do zmian powinny przygotować się biura rachunkowe?
Wspomniałem wcześniej, że biura rachunkowe znajdują się w szczególnej sytuacji. Poza koniecznością przygotowania części swoich klientów do KSeF powinny zakładać, że będą zmuszone przejąć od niektórych klientów także część obowiązków związanych z wystawianiem lub odbieraniem faktur. Należy więc zacząć od ustalenia potrzeb swoich klientów. Biuro rachunkowe może uzyskać upoważnienie do KSeF od swoich klientów. Odpowiednie zawiadomienie należy złożyć w urzędzie skarbowym. Oczywiście to zmienia zakres świadczonych usług i wymaga zmiany umowy.
W jaki sposób powinny zmienić umowy z klientami?
Biuro powinno precyzyjnie ustalić zakres swoich obowiązków, a także granice odpowiedzialności. Zakładam, że biuro otrzyma informacje dotyczące faktury, ale nie będzie w stanie ocenić, czy ta faktura potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Dlatego powinno zastrzec, że odpowiada tylko za stronę formalną wystawianych faktur. Należy też rozważyć objęcie nowych usług ochroną ubezpieczeniową, o ile ubezpieczyciele w ogóle przewidują taki zakres ubezpieczenia.
Ministerstwo Finansów zapowiadało szeroką kampanię informacyjną po zakończeniu prac nad ustawą. Jak to wygląda w praktyce? Czy działania MF są wystarczające?
Osobiście nie zauważyłem by w sprawie obligatoryjnego KSeF ruszyła jakaś szersza kampania informacyjna skierowana do podatników. Straciliśmy kolejne cenne tygodnie. SKwP cały czas deklaruje włączenie się w kampanię informacyjną, musimy jednak najpierw otrzymać z ministerstwa odpowiednie materiały i MF musi być zainteresowane naszą pomocą.
Autor: Monika Pogroszewska
Źródło: https://www.prawo.pl/podatki/leszek-lewandowicz-ksef-a-zmiana-umow-biur-rachunkowych,523162.html
