Motywacja pracowników - jak zatrzymać dobrego księgowego w biurze rachunkowym

W dzisiejszych czasach dobry pracownik to prawdziwy skarb. Nie jest łatwo skompletować zespół złożony z osób, do których ma się zaufanie i które szanują swoją pracę pomimo ciągłego podnoszenia kompetencji i zdobywania doświadczenia. Dlatego mając takiego pracownika, warto wiedzieć, co zrobić, aby zatrzymać go w swojej firmie na dłużej. Jest to równie, o ile nie jeszcze bardziej istotne w przypadku biura rachunkowego. Dobry księgowy to bardzo cenny nabytek, który warto doceniać i odpowiednio motywować. Gdy będzie czuł się w swojej pracy dobrze, nie będzie myślał o zmianie, a swoje zadania będzie wykonywał bardziej wydajnie i efektywnie.

Z tego wpisu dowiesz się:

• czym jest motywacja do pracy i jakie jej rodzaje można wyszczególnić;
• dlaczego to takie ważne, aby odpowiednio motywować pracowników;
• co zrobić, by dobrze dostosować metody motywacyjne;
• jakie są najpopularniejsze czynniki motywujące pracowników;
• jakich technik motywacyjnych warto używać;
• jak stworzyć efektywny system motywacyjny.

Motywacja do pracy — jak działa i na czym polega?

Nie ma co ukrywać: aby coś osiągnąć, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, niezbędna jest motywacja. Określenie to dotyczy najczęściej wewnętrznej siły, która pobudza w człowieku gotowość do działania zgodnego z obranym celem i kierunkiem. Dobrą motywacją mogą być zatem wyznaczane sobie samemu zadania i wizja satysfakcji związanej z ich wykonaniem. Istnieją także różne rodzaje motywacji. Naukowcy dzielą ją na wewnętrzną oraz zewnętrzną. Motywacja wewnętrzna to ta, która wynika z własnych chęci, podczas gdy motywacja zewnętrzna zazwyczaj spowodowana jest wpływem innych osób. Przykład? Motywacja wewnętrzna będzie pobudzać Cię do zrzucenia kilogramów, jeśli latem chcesz świetnie wyglądać na plaży. Z kolei motywacja zewnętrzna może mieć formę obietnicy otrzymania premii za dobrze wykonaną pracę. Nie należy jednak myśleć, że to właśnie na tym powinien opierać się system motywacyjny w firmie, także w biurze rachunkowym. Przyjrzyjmy się temu nieco bliżej.

Motywacja pracowników — dlaczego tak istotna?

Być może zastanawiasz się, dlaczego motywowanie pracowników jest tak ważne? Dostają przecież godziwą zapłatę za swoją pracę, a jej warunki są naprawdę dobre. Być może Twoi pracownicy spędzają czas w klimatyzowanym biurze, a dobrej jakości ekspres każdego dnia parzy im pyszną kawę. Wszystko to z pewnością ma ogromny wpływ na komfort pracy, jednak niekoniecznie musi motywować pracowników. Tymczasem okazuje się, że tylko około 13% ludzi na całym świecie jest naprawdę zaangażowanych w swoją pracę.

To właśnie motywacja sprawia, że pracownik wykonuje swoje zadania z prawdziwym zaangażowaniem. Dba w ten sposób o sukces firmy, starając się usprawnić i ulepszyć jej działanie, wychodząc naprzeciw nowym pomysłom i podejmując w związku z tym realne działania. Zmotywowany pracownik poświęca na swoją pracę aż 80% przewidzianego czasu, podczas gdy ten, który nie lubi swoich obowiązków — zaledwie połowę tego. Okazuje się zatem, że motywacja w pracy może nieść ze sobą korzyści (także finansowe) nie tylko dla pracownika, ale przede wszystkim dla całej firmy czy biura rachunkowego.

Jak przebiega proces motywacji?

Motywacja pracownika ma na celu przede wszystkim rozbudzić w nim chęć do działania, do wykonywania swoich obowiązków w sposób wydajny i efektywny. Oczywiście bardzo dobrą motywacją mogą być pieniądze — premia, podwyżka czy awans zmotywują każdego do pilnej pracy. Techniki motywacji nie ograniczają się jednak do nagród materialnych. Nawet księgowy, który dobrze zarabia i często jest nagradzany finansowo za swoją pracę, może nie odczuwać satysfakcji z jej wykonywania. Proces motywacji rozpoczyna się zatem tam, gdzie pracownik dostrzega możliwość wprowadzenia zmian, zrobienia czegoś inaczej, samorozwoju oraz ciągłego podnoszenia swoich kompetencji. Wyzwania, różnorodne zadania — wszystko to napędza motywację i chęć do działania, podczas gdy monotonia i przewidywalność je zabija.

Jak zmotywować pracownika biura rachunkowego?

Praca w biurze rachunkowym niestety potrafi być bardzo monotonna i powtarzalna. Jednocześnie dobry księgowy jest skarbem, który warto za wszelką cenę zatrzymać w swoim biurze rachunkowym. Jeśli swoje obowiązki wykonuje rzetelnie, a szef i klienci darzą go zaufaniem. W takim przypadku szczególnie warto poznać różne sposoby motywowania pracowników. Aby jednak najlepiej dostosować metodę motywacyjną, dobry szef czy manager musi przede wszystkim obserwować i poznawać swój zespół. Każdy pracownik ma inną osobowość i charakter, a tylko rozmawiając z nim, możesz się dowiedzieć, na czym naprawdę mu zależy. Poznaj zatem najpopularniejsze techniki motywacji pracowników i zacznij wprowadzać je w życie.

Poznaj metody motywowania pracowników

Jeśli zastanawiasz się, jak zmotywować pracownika do pracy, musisz najpierw dobrze poznać jego cele, dążenia i obawy. Tylko w ten sposób uda Ci się dobrać metodę motywacyjną, która okaże się najskuteczniejsza. Okazuje się bowiem, że dla różnych grup pracowników występują nieco odmienne motywatory do pracy. Na przykład dla tych, którzy pracują w branży IT, ważna może być możliwość pracy na coraz lepszym sprzęcie i nadążania za najnowszymi technologiami. Z kolei dla pracowników produkcji motywujące będzie poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy lub zmienność stanowisk oraz różnorodność obowiązków. A co motywuje pracowników biurowych, na przykład księgowych? Przyjrzyjmy się temu nieco dokładniej.

Rodzaje motywacji pracowników

Jeśli chodzi o rodzaje motywacji, to tak jak wspomnieliśmy już powyżej, zazwyczaj można ją podzielić na wewnętrzną i zewnętrzną. Oprócz tego wyróżnić można jednak dodatkowo klasyczne teorii motywacji, mówiące na przykład o tym, że źródłem motywacji jest zaspokajanie potrzeb — także tych podstawowych. Gdybyśmy chcieli szczegółowo wypunktować najpopularniejsze czynniki motywujące do pracy, byłyby to:

• władza — możliwość awansowania na wyższe stanowisko, kontrolowania innych pracowników, wpływania na sytuację swoimi decyzjami;
• osiąganie celów — stawianie sobie wyzwań i dążenie do osiągnięcia celu może dawać ogrom satysfakcji i napędzać chęć do działania;
• pieniądze — dobre wynagrodzenie, premie pieniężne, awans związany z wyższą płacą; choć nie każdy chce się do tego przyznać, tego typu motywatory wykazują mocne działanie na większość pracowników;
• uznanie — docenienie przez managera, szefa, kolegów z pracy czy członków rodziny jest dla wielu pracowników nawet istotniejsze od nagród pieniężnych;
• wolność — dla pewnej grupy pracowników niezależność w pracy będzie bardzo silnym czynnikiem motywującym;
• rozwój osobisty i zawodowy — świetny motywator dla tych pracowników, którzy lubią zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje, rozwijać się i pracować nad umacnianiem swojego charakteru;
• bezpieczeństwo — dotyczące nie tylko miejsca czy sposobu wykonywania pracy, ale także stabilnego zatrudnienia czy przejrzystej i korzystnej umowy o pracę;
• ciekawość — chęć poznawania nowych ról i zadań w firmie, nauki nowych umiejętności.

Choć to zaledwie nieliczne popularne czynniki motywujące, ich analiza może Ci pomóc wprowadzić w swoim biurze rachunkowym zmiany, które będą motywować pracowników i pozwolą zatrzymać dobrych księgowych na kolejne lata.

Jak motywować pracownika biura rachunkowego — techniki motywacyjne

Warto zrozumieć, że motywowanie pracownika to proces. Nie wystarczy zatem jedna pochwała, premia czy słowa uznania, by dodać swojemu zespołowi chęci do działania na stałe. Za efektywną motywacją stoją konkretne metody motywacji — narzędzia, dzięki którym odniesiesz sukces w tej kwestii, a skorzystają na tym zarówno pracownicy, jak i całe biuro rachunkowe.

• Inwestuj w rozwój pracowników. W branży księgowości oraz rachunkowości stałe podnoszenie swoich kompetencji i rozszerzanie zakresu zadań jest niezwykle ważne, jednak równie istotne jest pozostawanie na bieżąco z ciągle zmieniającymi się zasadami i przepisami prawa. Dlatego pracownicy biur rachunkowych powinni mieć możliwość regularnego rozwoju, samodoskonalenia, ale także systematycznych szkoleń prowadzonych przez profesjonalistów. Dzięki temu księgowi poczują się bardziej wartościowi w swojej pracy oraz będą mieli świadomość, że ich ciągły rozwój i samorealizacja są doceniane przez szefostwo.
• Zadbaj o dobrą komunikację. Musisz rozmawiać ze swoimi pracownikami jak najczęściej, aby wiedzieć, co ich napędza, o czym marzą, jakie mają cele zawodowe i w jaki sposób planują je osiągnąć. Nie rozmawiaj więc jedynie o obowiązkach zawodowych i problemach w firmie. Stań się liderem, a nie szefem. Pracownicy poczują wówczas, że są częścią autentycznego zespołu, w którym wszyscy dobrze się znają i wzajemnie dbają o swój komfort pracy.
• Doceniaj i chwal swoich pracowników. Księgowy dobrze się spisał podczas rozmowy z trudnym klientem? A może znalazł rozwiązanie problemu, który od jakiegoś czasu zaprzątał głowy wszystkich pracowników biura? To bardzo ważne, aby szef dostrzegał takie osiągnięcia i głośno oraz wyraźnie o tym mówił. Wysyłanie pracownikom wyraźnego komunikatu wskazującego na docenianie w czasie rzeczywistym pozwala nawiązać z nimi szczególną więź, która stanie się najlepszym motywatorem do pracy. Chwalenie pracownika przy innych członkach zespołu to dodatkowa pozytywna motywacja, która daje jeszcze więcej sił i chęci do działania.
• Dawaj nagrody i premie. Choć może to wydawać się banalne, nagrody pieniężne w dużej mierze odpowiadają za motywację pracowników. Nie musi to być jednak finansowy dodatek do pensji — możesz wykorzystać bilety do kina czy teatru lub różnego rodzaju vouchery. Doskonałe sposoby na motywację stanowią także pakiety opieki medycznej czy karnety na siłownię.
• Stwórz przyjazną atmosferę w pracy. Żaden, nawet doceniany i finansowo nagradzany pracownik nie będzie czuł się dostatecznie zmotywowany w zespole, w którym ludzie przebywają ze sobą raczej z przymusu, niż przyjemności. Nie chodzi o to, by od razu nawiązywać przyjacielskie stosunki. Można jednak zadbać o to, aby biuro rachunkowe było miejscem przyjaznym nie tylko dla klientów, ale także dla samych księgowych. Wspólne rozmowy w przerwie obiadowej, tak zwane „ploteczki przy kawie” czy spotkania po pracy lub wyjazdy służbowe pozwalają integrować zespół, co także stanowi istotny czynnik motywacyjny.
• Zaufaj i daj nieco wolności. Pracownicy biura rachunkowego chcą być darzeni zaufaniem — w końcu ich praca to zawód zaufania publicznego. Motywujące jest więc dla nich nie tylko to, że ufają im klienci, ale przede wszystkim to, że ufa im szef. Tak zdolne i inteligentne osoby, które zdecydowałeś się zatrudnić, zasługują na odrobinę autonomii i wolności w podejmowaniu własnych decyzji oraz posiadanie wpływu na swoje działania. Gdy będziesz zachęcać ich do niezależności, wpłynie to znacząco na ich poziom satysfakcji z pracy.
• Zapewniaj wyzwania i usuwaj przeszkody. Bariery, które utrudniają osiąganie celów, mogą jedynie demotywować. Jeśli więc jest to w Twojej mocy, zrób wszystko, aby tego typu przeszkody usunąć. W tym celu musisz — powtórzymy to raz jeszcze — dobrze poznać i bacznie obserwować swój zespół, aby wiedzieć, co przeszkadza im w motywacji i samorozwoju.

Przykładowy system motywacyjny, czyli jak motywować pracowników mądrze i efektywnie

Ponieważ każdy zespół jest inny, podobnie jak warunki oraz miejsce pracy, nikt nie zapewni Ci gotowego systemu motywacyjnego, który sprawdzi się w Twoim biurze rachunkowym na 100%. Znając jednak opisane powyżej sposoby motywowania pracowników, możesz stworzyć własny, oryginalny i autonomiczny system motywacyjny. Przykład? Uwzględniając typy motywacji, osobowość swoich pracowników oraz różnorodne czynniki motywujące, możesz stworzyć własny system motywacji opierający się na nagrodach finansowych oraz niefinansowych. Jeśli chcesz zatrzymać w biurze rachunkowym dobrych, zaufanych księgowych, oprócz premii i benefitów zapewnij im przede wszystkim szacunek, zrozumienie i bezpieczeństwo. Stosuj przede wszystkim motywację pozytywną, która oddziałuje wewnątrz pracownika i skłania go do dobrowolnej większej aktywności w pracy.