Inwentaryzacja, remanent, spis z natury - pojęcia te z reguły kojarzą się przedsiębiorcom ze żmudnym obowiązkiem na koniec roku obrotowego, który jednak jest wymagany przez przepisy prawa. Nie dotyczy on jednak wszystkich firm, a jedynie określonej grupy przedsiębiorców. Co więcej, należy to zrobić w odpowiednich terminach i wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich metod. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest inwentaryzacja, jakie są jej rodzaje oraz jak i kiedy należy ją przeprowadzić w różnych przypadkach.
Z tego wpisu dowiesz się:
- co obejmuje inwentaryzacja i jaki jest jej cel;
- jakie są rodzaje i metody inwentaryzacji;
- w jakim terminie należy przeprowadzić inwentaryzację różnych rodzajów aktywów i pasywów;
- jak często należy wykonywać inwentaryzację środków trwałych.
Co to jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacją, inaczej remanentem, nazywany zakres czynności, które służą określeniu stanu składników majątku danego przedsiębiorstwa. Chodzi więc o spisanie faktycznego stanu aktywów i pasywów firmy oraz porównanie go ze stanem ewidencyjnym. Inwentaryzacja pozwala też skontrolować rzetelność ksiąg rachunkowych oraz przeciwdziałać nieprawidłowościom w kwestiach dotyczących majątku firmy, m.in. oszustwom i kradzieżom.
Inwentaryzacji podlegają towary handlowe, ale także gotowe wyroby czy półwyroby wytwarzane przez przedsiębiorstwo, a nawet odpady czy materiały wykorzystywane do produkcji.
Rodzaje inwentaryzacji
Choć większości przedsiębiorców inwentaryzacja kojarzy się z tradycyjnym spisem z natury, to zaledwie jedna z trzech metod przeprowadzania remanentu. Co istotne, te metody inwentaryzacji zostały określone z góry przez ustawodawcę, a wybór metody jest uzależniony od rodzaju składnika aktywów i pasywów podlegającego weryfikacji. Jak przeprowadzić inwentaryzację z uwzględnieniem odpowiedniej metody?
- Spis z natury - obejmuje zarówno rzeczowe składniki aktywów obrotowych, jak i środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, ale także aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych) czy papiery wartościowe w postaci materialnej.
- Uzyskanie potwierdzenia salda - dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, w tym także papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
- Porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami - szczególna metoda inwentaryzacji dotycząca wszystkich składników aktywów i pasywów niewymienionych w powyższych dwóch punktach. Mogą to być na przykład grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych czy należności i zobowiązania publicznoprawne albo środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony.
Warto zwrócić uwagę na fakt, iż metody inwentaryzacji przypisane są konkretnym rodzajom składników aktywów i pasywów, a przedsiębiorca musi się do tych odgórnie narzuconych metod zastosować.
Kiedy przeprowadza się inwentaryzację?
Oprócz metod ważne są także terminy inwentaryzacji narzucone przez ustawodawcę. Kiedy zatem powinna być przeprowadzona inwentaryzacja? Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 podaje, że podstawowym terminem wykonania inwentaryzacji dla m.in. aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i gotowych produktów, których wartość odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jeśli więc w danym przedsiębiorstwie rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, remanent należy wykonać ostatniego dnia grudnia.
Jeśli natomiast chodzi o aktywa takie jak materiały, towary i produkty gotowe, których wartość nie odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia, termin rozpoczęcia inwentaryzacji zostanie w ich przypadku dotrzymany, gdy rozpocznie się ona nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli w ostatnim jego kwartale, a zakończy najpóźniej 15. dnia następnego roku.
Inwentaryzacja środków trwałych - co ile lat?
Oprócz wyżej wymienionych terminów inwentaryzacji niektórzy przedsiębiorcy muszą przestrzegać także poniższych wymogów:
- raz w roku dokonać spisu z natury zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki;
- raz w roku dokonać spisu z natury zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną;
- raz w ciągu 2 lat dokonać spisu z natury zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych oraz półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;
- raz w ciągu 4 lat dokonać spisu z natury nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak również innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Weryfikacja wyżej wymienionych składników nie ma wyznaczonego konkretnego terminu, ale powinna być wykonywana raz na jakiś czas. To znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy mogą zachować w takim przypadku elastyczność w kwestii przeprowadzenia inwentaryzacji.
