Koszty prowadzenia działalności dla każdego przedsiębiorcy są istotnym czynnikiem potrzebnym między innymi do obliczania wysokości podatku dochodowego. Każdy taki koszt powinien jednak zostać udokumentowany, aby mógł zostać ujęty w księdze przychodów i rozchodów. Podstawowym dokumentem, który to umożliwia, jest faktura, poświadczająca konkretną transakcję. Warto jednak wiedzieć, że także inne dokumenty niebędące fakturami mogą stanowić podstawę do ujęcia kosztów w swoim rozliczeniu. Jakie to dokumenty i w jakich sytuacjach będzie to możliwe? Zapraszamy do lektury!
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie wydatki można uznać za koszt uzyskania przychodu;
- jakie dokumenty pozwalają na ujęcie wydatku w KPiR po stronie kosztów;
- jakie warunki musi spełniać każdy z tych dokumentów;
- czy faktura bez VAT lub paragon bez NIP może być podstawą do ujęcia wydatku w kosztach;
- jak zaksięgować fakturę wystawioną na osobę fizyczną zamiast na firmę.
Rozliczenie kosztów – na czym polega?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność, kiedy dokonują transakcji zakupowych, często prosząc o fakturę, mówią o „wrzuceniu w koszty” zakupionych towarów czy usług. Co to właściwie oznacza? Koszty uzyskania przychodu rozumiane są w polskim prawie jako koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością, które mają na celu osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła. Nie każdy wydatek można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Określa to między innymi zawarty w ustawie katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Również sam fakt, że danego kosztu nie ujęto w tym katalogu, nie oznacza, że automatycznie możemy go uznać za koszt, zmniejszający wysokość podatku dochodowego. Przedsiębiorca musi także być w stanie udowodnić, na przykład przed organami kontroli skarbowej, że dany koszt poniesiony w związku z prowadzoną działalnością faktycznie przyczynił się do uzyskania przychodu.
Dowody księgowe dokumentujące poniesione koszty
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zaksięgowanie kosztu możliwe jest na podstawie odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku. Najczęściej takim dokumentem uznawanym za dowód księgowy poniesionych kosztów jest oczywiście faktura. W rozporządzeniu wymieniono jednak także inne dokumenty, które można uznać za podstawę wpisania jako koszty. Wyszczególniono także, że każdy z takich dokumentów powinien zawierać:
- datę wystawienia;
- miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów;
- wskazanie faktury lub innego dokumentu, na podstawie którego można zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów;
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody;
- podpis osoby sporządzającej dokument.
Oprócz tego uznawane są także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, które muszą zawierać m.in. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, datę lub okres jej dokonania, a także przedmiot operacji oraz jego wartość.
Czy fakturę bez VAT można wrzucić w koszty?
Warto pamiętać, że nie każdy przedsiębiorca w Polsce ma obowiązek być płatnikiem VAT, a w związku z tym może także wystawiać faktury bez VAT. Co wtedy, gdy przedsiębiorca będący VAT-owcem otrzyma tego typu dokument? Czy może go ująć w swoim rozliczeniu jako koszt prowadzenia działalności i na jego podstawie pomniejszyć kwotę należnego podatku dochodowego? W związku z tym, co opisano powyżej, faktura taka, choć nie uwzględnia kwoty VAT, nadal zawiera wszelkie informacje potrzebne do udokumentowania operacji gospodarczej, jaka miała miejsce. Przedsiębiorca nie może odliczyć wówczas podatku VAT, ponieważ nie został on naliczony, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wydatek taki uznać za koszt uzyskania przychodu.
Paragon bez NIP a koszty
Jak wygląda sprawa ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów paragonu, na którym nie widnieje NIP nabywcy? Analizując opisane powyżej przepisy, można dojść do wniosku, że w pewnych sytuacjach także taki paragon odpowiednio opisany i opatrzony niezbędnymi zapisami może stanowić podstawę do ujęcia go w kosztach. Przykładem takiej sytuacji może być zakup paliwa do pojazdu firmowego za granicą. Nie będzie wówczas konieczne proszenie sprzedawców o wystawienie faktury. Jeżeli otrzymany paragon zawiera datę oraz stempel (oznaczenie) jednostki go wydającej, wystarczy na odwrocie paragonu opisać rodzaj zakupionego towaru oraz podać dane firmy. Wówczas w KPiR należy ująć paragon w kwocie netto.
Faktura wystawiona na osobę fizyczną zamiast na firmę
Faktura może zostać wystawiona nie tylko na firmę, ale także na osobę fizyczną – zarówno tę, która prowadzi działalność gospodarczą, jak i nieprowadzącą żadnej działalności. Jednak co w przypadku, gdy omyłkowo przedsiębiorca otrzyma fakturę ze swoimi danymi prywatnymi zamiast NIP-em i nazwą swojej firmy? Czy taki dokument może stać się podstawą ujęcia w rachunku podatkowym po stronie kosztów? O ile samo zamieszczenie NIP-u oraz nazwy firmy na fakturze nie decyduje o możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, o tyle brak tych danych na fakturze nie musi przesądzać o braku takiej możliwości. W końcu osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może podawać na fakturze, po stronie nabywcy, wyłącznie swoje imię i nazwisko nawet wówczas, gdy zakup jest związany z działalnością gospodarczą. Aby jednak uniknąć konieczności tłumaczenia tej sytuacji przed organami kontroli skarbowej, warto zadbać o wystawienie faktury korygującej widniejące na dokumencie dane.
