Każde przedsiębiorstwo czy spółka powinno przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem bilansu przeanalizować wszystkie należności, które nie zostały jeszcze uregulowane przez kontrahentów. W takiej sytuacji należy także podjąć decyzję o utworzeniu odpisu aktualizującego wartość należności. Kiedy i jak to zrobić? Jakich należności może dotyczyć taki dokument i jak wygląda jego wystawienie z punktu widzenia rachunkowości? Te i inne kwestie wyjaśniamy w niniejszym artykule.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym są należności w rozumieniu rachunkowości firmowej;
- jakie są przesłanki do utworzenia odpisu aktualizującego wartość należności;
- w odniesieniu do jakich należności można utworzyć odpis aktualizacyjny;
- jak poprawnie wykonać księgowanie odpisu aktualizującego należności.
Co to są należności?
Zgodnie z definicją należności w rozumieniu rachunkowości to inaczej prawo do otrzymania świadczenia pieniężnego, zagwarantowane umową w określonym terminie oraz określonej kwocie, wynikające z przeszłych zdarzeń wskutek realizacji świadczenia na rzecz innego podmiotu. Inaczej można powiedzieć, że są to wszelkie przyszłe przychody środków pieniężnych, będących aktywem podmiotu gospodarczego. Należności mogą być długoterminowe i krótkoterminowe - to właśnie termin płatności jest w tej kwestii jednym z najważniejszych kryteriów. Należności w firmie można jednak podzielić także na rodzaje w zależności od kategorii rozliczeń, jakie obejmują:
- należności publicznoprawne - na przykład od urzędów skarbowych, urzędów gminy, ZUS-u czy agencji celnych z tytułu nadpłaty różnych podatków i opłat, roszczeń o zwrot składek czy innych opłat;
- należności od pracowników - na przykład nadpłacone wynagrodzenia, niewystarczające potrącenia z wynagrodzeń, nadpłaty kwot pożyczek mieszkaniowych czy kwoty innych roszczeń, także objętych postępowaniem sądowym;
- należności finansowe - obejmujące rozliczenia między wierzycielem a dłużnikiem, z tytułu nadwyżek udzielonej pożyczki, roszczeń o zwrot dywidendy czy leasingu finansowego;
- należności z tytułu dostaw i usług - powstałe w wyniku sprzedaży z odroczonym terminem płatności;
- inne należności - nienależące do żadnej z powyższych kategorii, na przykład roszczenia wobec pracowników z tytułu wyroków komorniczych czy składek, roszczeń czy odsetek karnych związanych z zakupem lub sprzedażą WNiP, rzeczowych aktywów trwałych lub inwestycji.
Wszelkie takie należności figurujące w księgach rachunkowych podlegają okresowej ocenie realności ich uzyskania, a w przypadku uzasadnionych podejrzeń o trudności jej odzyskania, należy zaktualizować jej wartość.
Kiedy należy stworzyć odpis aktualizujący należności?
Odpisy aktualizujące należności tworzy się w stosunku do należności, których spłata przez nabywców jest zagrożona, a wyegzekwowanie ich jest niemożliwe lub trudne do zrealizowania. Zgodnie z zachowaniem zasady ostrożności takie należności w bilansie powinny mieć zaktualizowaną wartość. Oznacza to, że spółka lub przedsiębiorstwo musi ocenić realność i prawdopodobieństwo uregulowania należności przez dłużnika, a w bilansie należy uwzględnić stopień ryzyka utraty przyszłych korzyści ekonomicznych z tego tytułu. Kwota wymaganej zapłaty może być wówczas definiowana jako nominalna wartość do zapłaty powiększona o należne odsetki, kary umowne czy zasądzone koszty sądowe.
Nie istnieje zatem odgórnie określony moment, w którym należy stworzyć odpisy aktualizacyjne należności. Każda sytuacja wymaga indywidualnego rozpatrzenia, zebrania danych i informacji o dłużniku i ocenienia na ich podstawie stopnia prawdopodobieństwa spłaty długu. Dopiero po takiej dokładnej analizie przedsiębiorstwo może podjąć decyzję o sporządzeniu odpisu aktualizującego.
Odpisy na należności - w jakich sytuacjach się je tworzy?
Poniżej zaprezentowano przykłady należności od odbiorców i dłużników, które mogą podlegać odpisom aktualizacyjnym.
- Należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub stan upadłości, w stosunku do których otwarto postępowanie restrukturyzacyjne.
- Należności (przeterminowane lub nieprzeterminowane), których ryzyko nieściągalności jest duże, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności albo strukturą odbiorców.
- Należności będące równowartością kwoty podwyższających należności, w stosunku do których dokonano już odpisu aktualizującego należności.
- Należności kwestionowane przez dłużnika i te, z których zapłatą dłużnik zalega, a ocena sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika pozwala wnioskować, że uregulowanie należności nie jest prawdopodobne.
- Należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji gdy majątek dłużnika nie jest wystarczający, aby pokryć zobowiązanie lub jego wysokość i pozwala jedynie na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego.
Od rodzaju należności zależeć będzie między innymi wysokość odpisu i sposób jego sporządzenia.
Odpis aktualizujący należności - księgowanie
Warto wspomnieć, że odpis aktualizacyjny należności powinien być dokumentem pisemnym, a jego wielkość należy zapisać na dedykowanym do tego celu koncie księgowym. Jeśli chodzi o księgowanie odpisów aktualizujących należności, ich ewidencja prowadzona powinna być na koncie 290 “Odpisy aktualizujące należności”. Dzięki prowadzeniu analityki według kontrahentów na koncie 290 możliwe będzie szybkie ustalenie, jaka wielkość odpisu aktualizującego została zaewidencjonowana dla konkretnej należności. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie takiego odpisu do ksiąg rachunkowych nie będzie powodowało zmiany wielkości należności ujętej na koncie 201, a księgowanie odpisu przebiegać powinno w korespondencji z kontem 751 “Koszty finansowe” lub kontem 761 “Pozostałe koszty operacyjne” - w zależności od rodzaju należności, jaka podlega aktualizacji odpisem.
