Korzystanie ze środków trwałych często jest niezbędne do sprawnego prowadzenia firmy. Ewidencja środków trwałych służy do udokumentowania składników majątku firmy. Kto jest zobowiązany do jej prowadzenia? Co zaliczamy do środków trwałych? Dlaczego to takie ważne? Jak prowadzić ewidencję środków trwałych poprawnie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym wpisie!
Z tego artykułu dowiesz się:
- co można zaliczyć do środków trwałych uwzględnianych w ewidencji;
- kto zgodnie z przepisami musi prowadzić książkę środków trwałych;
- jakie niezbędne elementy muszą się znaleźć w rejestrze;
- w jaki sposób określić wartość początkową środka trwałego zarówno zakupionego, jak i nabytego w inny sposób;
- jakie są dostępne metody amortyzacji środków trwałych;
- kiedy dokonywać wpisu do ewidencji środków trwałych.
Czego dotyczy ewidencja środków trwałych?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy najpierw ustalić, czym są w świetle przepisów środki trwałe. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych zaliczają się:
- budowle,
- budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty
stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Wszystkie te środki trwałe muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy innej umowy. Ważnym kryterium zaliczenia takich przedmiotów, pojazdów czy nieruchomości do środków trwałych jest także przewidywany okres ich używania - powinien on być dłuższy niż 1 rok.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych?
Prowadzenie ewidencji środków trwałych nie jest obowiązkowe dla każdego, jednak jak wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, większość firm i spółek jest do tego zobowiązana. Konkretnie są to obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą.
Również ryczałtowcy, którzy nie muszą prowadzić księgi przychodów i rozchodów, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Dlaczego jest to konieczne? Ponieważ bez takiej ewidencji niemożliwe byłoby zaliczanie amortyzacji, na przykład samochodu osobowego, w koszty działalności.
Elementy wchodzące w skład ewidencji środków trwałych
Choć ewidencja majątku trwałego musi odpowiadać wymogom formalnym zgodnie z art. 22n ustawy o PIT, nie ma jej jednoznacznego wzorca ani gotowego szablonu. Istotne jest jednak, aby ewidencja środków trwałych zawierała niezbędne elementy, takie jak:
- liczba porządkowa,
- data nabycia środka trwałego,
- data przyjęcia środka do używania,
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkowa,
- stawka amortyzacyjna,
- kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także wtedy, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
- zaktualizowana wartość początkowa,
- zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,
- wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową,
- data likwidacji oraz jej przyczyna lub data zbycia.
Wprowadzenie środka trwałego do ewidencji - jak określić wartość początkową?
Pierwszym krokiem, aby wprowadzić środek trwały do ewidencji, jest określenie jego wartości początkowej. Na tę wartość składają się: cena zakupu oraz koszty uzyskania danego środka trwałego. Do takich kosztów można zaliczyć na przykład transport, załadunek i rozładunek, ubezpieczenie w drodze, montaż, instalację i uruchomienie, a także opłaty notarialne czy skarbowe lub inne, odsetki i prowizje pomniejszone o należny podatek VAT. W przypadku, gdy dany środek był importowany z zagranicy, do kosztów zaliczyć można także cło i podatek akcyzowy. Z kolei gdy przedsiębiorca nabył środek trwały w nieodpłatny sposób, na przykład w drodze spadku czy darowizny, określenie jego wartości początkowej może się odbyć przy pomocy biegłego rzeczoznawcy lub na podstawie porównania do podobnych aktywów według wartości rynkowej.
A co wtedy, gdy cena zakupu nie istnieje, ponieważ środek trwały został wytworzony przez przedsiębiorcę we własnym zakresie? Wówczas za wartość początkową uznać należy sumę wszystkich kosztów wyniesionych podczas jego wytwarzania - nie tylko koszty nabycia składników, ale także wynagrodzenia pracowników, koszty korzystania z usług zewnętrznych czy inne koszty powstałe w czasie produkcji. Nie wlicza się do tego jednak wartości własnej pracy ani przedsiębiorcy, ani jego współmałżonka czy nastoletnich dzieci oraz wydatków ogólnych zarządu.
Metody amortyzacji środków trwałych
Amortyzacja środków trwałych jest dla przedsiębiorców celem podczas wpisywania ich do ewidencji. W amortyzacji chodzi bowiem o rozłożenie zużycia danego środka w czasie, a tym samym obniżenie należnego podatku dochodowego. Do wyboru są trzy metody amortyzacji środków trwałych.
- Metoda liniowa - najpopularniejsza i najmniej skomplikowana metoda amortyzacji, która zakłada, że środek trwały ulega równomiernemu zużyciu przez cały okres jego użytkowania. W związku z tym odpisy amortyzacyjne mają stałą wysokość.
- Metoda degresywna - dotyczy środków trwałych, których wartość z założenia spada najszybciej w początkowych okresach użytkowania. Odpisy amortyzacyjne występują zatem w wysokościach malejących wraz z upływem czasu. Z metody tej mogą skorzystać przedsiębiorcy korzystający z maszyn, urządzeń i samochodów (z wyłączeniem osobowych) zaliczanych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych.
- Amortyzacja jednorazowa - może dotyczyć wyłącznie fabrycznie nowych sprzętów z wybranych grup środków trwałych (grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych). Polega na jednorazowym zamortyzowaniu całego zużycia, a limit takiej amortyzacji wynosi 100 000 złotych.
Jeszcze przed rozpoczęciem dokonywania amortyzacji środków trwałych przedsiębiorca powinien jednak przygotować plan amortyzacji, który zazwyczaj występuje pod postacią tabeli amortyzacyjnej środków trwałych. W tabelę taką wpisuje się miesięczne (lub roczną) kwoty amortyzacji.
Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?
Jak już wspomnieliśmy, nie ma odgórnie wyznaczonego wzorca ewidencji majątku trwałego, w związku z czym przedsiębiorca sam może zadecydować, czy będzie prowadził ją w formie papierowej czy elektronicznej. Oprócz formy zapisu ważne są jednak inne kwestie związane z prowadzeniem takiego rejestru środków trwałych. Ważne jest na przykład, aby wpisu do ewidencji dokonać najpóźniej w miesiącu, w którym środki trwałe czy wartości niematerialne i prawne zostały przekazane do użytkowania. Nie musi to być data jednoznaczna z datą nabycia środka trwałego, czyli datą widniejącą na fakturze, rachunku czy umowie.
Może się zdarzyć, że konkretny składnik majątku w dniu nabycia nie nadawał się do używania, ponieważ wymagał naprawy. Wówczas dopiero data przyjęcia do używania, czyli przywrócenia mu sprawności, będzie datą wpisania do rejestru, a zarazem będzie datą decydującą o terminie, od którego rozpocznie się proces amortyzacji - czyli od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.
