Pomyłki w trakcie różnego rodzaju transakcji handlowych się zdarzają. O ile jednak anulowanie paragonu za zwrócony towar czy błędnie wystawionego jest możliwe i stosunkowo łatwe, o tyle przepisy polskiego prawa podatkowego nie są już tak łaskawe w przypadku anulowania faktury VAT. Poza szczególnymi, dokładnie określonymi okolicznościami jest to wręcz niemożliwe. Jakie są to sytuacje? Kiedy anulowanie faktury VAT może dojść do skutku i w jaki sposób należy to zrobić? Odpowiedzi znajdziesz w niniejszym artykule.
Z tego wpisu dowiesz się:
- czy anulowanie faktury VAT jest możliwe;
- jakie warunki muszą być spełnione do anulowania faktury;
- w jaki sposób poprawnie anulować fakturę;
- na czym polega storno czerwone i storno czarne.
Czy można anulować fakturę VAT?
Przepisy ustawy o VAT przewidują jedynie możliwość dokonania korekty do już wystawionej faktury. W praktyce organy podatkowe akceptują także możliwość anulowania faktury, jednak tylko w przypadku spełnienia określonych warunków. Jakich? Może się zdarzyć, że wystawiona faktura nie zostanie jeszcze wprowadzona do „obrotu prawnego” – jest tak w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawiający fakturę wciąż posiada jej oba egzemplarze i żadnego z nich nie przekazał kontrahentowi ani księgowej. Taka faktura de facto dokumentuje czynność niedokonaną, a zatem zdarzenia, które nie doszły jeszcze do skutku. Tylko spełnienie dwóch wymienionych wyżej warunków, czyli brak dokonania transakcji, która tworzyłaby obowiązek podatkowy, oraz brak wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, pozwalają na anulowanie faktury. W praktyce jest to możliwe także wtedy, gdy kontrahent zdąży otrzymać już fakturę, jednak odeśle ją lub odda wystawcy bez przekazywania jej do biura rachunkowego i bez księgowania. Taka faktura także może zostać uznana za niewprowadzoną do obrotu prawnego.
Transakcja unieważniona – co to znaczy?
Transakcja unieważniona może być podstawą do anulowania faktury, o której pisaliśmy powyżej. Będzie to na przykład sytuacja, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę na podstawie zamówienia, z którego kontrahent ostatecznie zrezygnował, nie dokonując płatności. Innym przykładem może być wysyłka towaru wraz z fakturą za pobraniem, która wraca do sprzedawcy nieopłacona. Nie zachodzą wówczas podstawy do korygowania błędów na fakturze, ponieważ nie powstał w żaden sposób obowiązek podatkowy, a zatem fakturę taką można anulować. A co w przypadku, gdy przesyłka, wracając do nadawcy, zaginęła lub uległa zniszczeniu wraz z fakturą? Anulowanie faktury wciąż jest możliwe, gdy wystawca posiada drugi jej egzemplarz. Powinien wówczas opatrzyć go odpowiednim opisem i przechowywać w dokumentach księgowych wraz z dowodem zaginięcia lub zniszczenia przesyłki na przykład od poczty czy firmy kurierskiej.
Jak anulować fakturę?
Wiemy już, że niesłusznie wystawiona faktura może być anulowana. Należy jednak dowiedzieć się także, jak to zrobić poprawnie. Anulowanie faktury polega na przekreśleniu zarówno oryginału, jak i kopii wystawionej faktury – taki zabieg ma zabezpieczyć je przed ponownym wykorzystaniem przy tej samej lub innej transakcji. Następnie oba egzemplarze muszą zostać opatrzone opisem, który jednoznacznie stwierdzi, iż dokumenty te zostały anulowane konkretnego dnia. Podanie powodu anulowania faktury nie jest wymagane, ale z pewnością pozwoli rozwiać ewentualne wątpliwości organów podatkowych i będzie działać na korzyść wystawcy faktury. Choć anulowane faktury nie podlegają ewidencji, nadal należy je przechowywać w dokumentacji księgowej, aby zachować ciągłość numeracji. W przypadku, gdy anulowana faktura została już wcześniej ujęta w pliku JPK VAT za dany okres rozliczeniowy, to w chwili anulowania jej należy sporządzić także korektę tej deklaracji, aby możliwe było obliczenie poprawnej stawki podatku VAT.
Co to jest storno faktury?
Storno faktury to inaczej czynność dokonywania zapisów korygujących błędy księgowe. Sytuacja taka może dotyczyć na przykład zaksięgowania operacji na niewłaściwych kontach, wpisania złej kwoty czy tym podobnych błędów. Storno nie polega jednak na skreśleniu mylnych zapisów, ale poprawieniu błędów w taki sposób, aby usunąć ich wpływ na końcowe saldo konta czy obroty. Jeżeli więc anulowanie faktury nie wchodzi w grę, ponieważ została ona już wprowadzona do obrotu prawnego, nadal można wykonać storno, na przykład w przypadku, gdy wystawiona została mylnie zawyżona faktura za usługę. Wyróżniamy dwa rodzaje tej czynności: storno czarne oraz storno czerwone. Pierwsze z nich polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, ale po przeciwnych stronach, co sprawi, że saldo będzie właściwe, jednak obroty już pozostaną zniekształcone. Dlatego w przypadku kont, które bierze się pod uwagę na przykład przy obliczaniu wskaźników ekonomicznych czy umieszczanych w sprawozdaniach finansowych, lepszym rozwiązaniem jest sięgnięcie po storno czerwone. Pozwala ono dokonać poprawy za pomocą liczb ujemnych na tych samych kontach i stronach, na których nastąpiło złe księgowanie, co sprawia, że zarówno obroty, jak i salda na obu kontach są poprawne.
